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Thema: Zusammenfassung zum Jahresende

  1. #1
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    Standard Zusammenfassung zum Jahresende

    Hallo,
    da Ihr mir schon so oft weiter geholfen habt, hier nochmal eine kleine Frage:
    Ich halte es für sinnvoll zum Jahresende noch einmal ein Schreiben an die Geschäftsleitung zu verfassen um das Jahr und die Entwicklung des Datenschutzes zusammenzufassen. Anlage soll natürlich das Tätigkeitsprotokoll werden.
    Fertigt Ihr auch ein "Jahresendschreiben" an? Und wenn ja, wie baut Ihr dieses auf?

    Leider habe ich nirgends etwas brauchbares gefunden.
    Ich möchte dabei weder zu kleinteilig noch zu grob an die Sache herangehen.


    Danke für euere Antworten.

  2. #2
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    Standard

    Hallo Cyn

    also vom Prinzip her ist mein Jahresbericht aufgeteilt in einem Rückblick mit einer Zusammenfassung der Highlights.

    Hierunter fallen besondere Anfragen, externer Interessierter Parteien, abgeschlossene Verträge und interne "Problemfälle", die durch
    Einzelberichte der GF schon bekannt sind, aber (noch) keine Massnahmen getroffen wurden (offene Punkte zum Jahresende).

    Der zweite Teil ist ein Ausblick auf zukünftige Entwicklungen (z.B. e-privacy ) und was und erwarten könnte. Eine Prognose über die Auslastung des DSB
    verbunden mit der Info das z.B. 10% einer Vollzeitstelle für einen Konzernbeauftragten mit 4 Unternehmen nicht genügen...

    Bei der Betrachtung was war (besonderes) was kommt, hatte ich mich von Beginn an an den Tätigkeitsberichten der Aufsichtsbehörden orientiert.

    Nur das bei mir keine 300 Seiten voll werden

  3. #3
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    Hahahaha, Zusammenfassen der Highlights Ja, bei mir auch

    Ich berichte halbjährlich im Vorstand und mache dazu jeweils ein Reporting.
    Bei uns geht das nur an den Vorstand und wird intern nicht weiterverteilt, deswegen stellt der Bericht relativ offen dar, was passiert ist und kommen wird.
    Ich kombiniere das im Ausblick immer mit ungefähren Milestones für das nächste halbe Jahr.

    Falls es um eine Gliederung geht, wie man das aufbauen sollte, dann würde ich sagen, das liegt am einzelnen Unternehmen und seiner Struktur.
    Ich teile grob auf in DSGVO-Pflichten und wie ist der Stand (z.B. führen der Verzeichnisse, Schulungen usw.)
    Und dann das Unerwartete, zum einen konkrete Maßnahmen, die getroffen wurden (z.B. neue Videokameras) und dann natürlich das Unerfreuliche (Datenlecks, Beschwerden).
    Wir sind multinational unterwegs, deswegen unterteile ich da nochmal nach Standorten.

    Eine Vorlage wäre hier zu finden (Falls nicht OK, bitte den Link entfernen - Danke!)
    https://www.activemind.de/datenschut...schutzbericht/

    Viele Grüße!
    CK

  4. #4
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    Standard

    Apropropo Gliederung einzelner Unternehmen.

    Hab ich jetzt nicht, da alle 4 Unternehmen die Gleiche Multinationalen GF haben.

    Aber da ist noch eine BV, die besagt, dass der BR die Tätigkeitsberichte des DSB einsehen darf.

    Aus diesem Grund sind bei mir neue Videokamaras in der Rubrik "unerfreuliches", wegen der Kosten natürlich

  5. #5
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    Danke für die Antworten

    Die Videokameras waren ein guter Tipp.

    Nun sitze ich hier und Grübel über der Vorlage. Dabei erscheint es mir ja Logisch den Ist-Status festzustellen meinetwegen das noch keine ADV geschlossen worden etc. auch bei den erfolgten Maßnahmen und Kontrollen sehe ich kein so großes Problem. Könnte man hier mit einfügen welche Maßnahmen z.B. die IT schon auf die Datensicherheit hinwirkend unternommen hat? (Ich hab immer das Gefühl zu bestimmt zu wirken wenn ich etwas feststelle. -_-) Jedoch hängt es bei mir an der Analyse. Würde es da reichen Maßnahmen die getroffen wurden aufzuführen?

    Ich danke euch jetzt schon für die Tipps.

  6. #6
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    Als DSB ist man ja auch irgendwie Auditor (Nein, nicht Konditor oder Audiot)

    Daher ist eine sachlich nüchterne Analyse in der Berichterstattung von Nöten, unabhängig wie man gesehen wird.

    Vor 20 Jahren hörte ich von meinen damaligen Chef mal den Satz: "Wir brauchen Absteller und keine Feststeller".
    Schon da war es mit der Aufgabenverteilung im Unternehmen wohl schwierig. Denn der Auditor stellt fest. Abstellen müssen die Verantwortlichen.

    Im DSB Zeitalter kommt man sich jetzt immer zu "teuer vor". Die Chefs wissen mittlerweile, dass sie selbst abstellen müssen und schauen dabei auf die Kosten und suggerieren einen durch Blicke, der DSB
    sei in der Kostenverantwortung. Auch das ist Humbug.

    Also nicht verzagen und unterscheiden.

    Es gibt ein Verfahrensverzeichnis. Diese Verfahren kommentieren Sie und Sie geben hierzu eine Bewertung ab.

    Wenn bei einem Verfahren ein AVV abgeschlossen werden muss (Rechtslage), dann empfehlen Sie der GF den Abschluß. Wenn das Verfahren läuft und der Vertrag noch nicht abgeschlossen wurde, kommt auch bei uns mal vor, dann empfiehlt man den Abschluß dringendst, schnellstmöglich....

    Ich erwähne kaum getroffene Massnahmen, außer es handelt sich um größere Projekte (Überwachungskonzepte mit Kamera, Neue Betriebssysteme...). Dann steht bei mir nur Projektstatus (abgeschlossen oder offen, weil...).

    Wenn mir Massnahmen zu Verfahren nicht genügen, empfehle ich, gestuft, wie oben erwähnt.

    Das muss aber jeder selbst heraus finden, wie der Chef guckt

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