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Thema: Bewerbermanagement durch externes Unternehmen

  1. #1
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    Standard Bewerbermanagement durch externes Unternehmen

    Hallo zusammen,

    ich habe hier ein Thema, bei dem ich gefühlt den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehe.

    Folgender Sachverhalt:
    Wir haben ein externes Unternehmen mit dem Bewerbermanagement für bestimmte Jobs in unserem Unternehmen beauftragt. Dieses externe Unternehmen führt den gesamten Recrutingprozess für diese offenen Stellen durch. Wir haben diese offenen Stellenangebote auf unserer HP veröffentlicht, allerdings mit dem Hinweis, dass die Bewerbungen bei dem externen Unternehmen eingereicht werden sollen.
    Die potenziellen Bewerber werden über einen Link zu dem Bewerbungsportal des externen Unternehmens geleitet und können sich dort direkt bewerben.
    Dieser Externe führt für uns eine Vorselektion der Bewerber durch und terminiert eine Informationsveranstaltung sowie Vorstellungsgespräche. Diese beiden Termine führen wir gemeinsam mit dem externen Unternehmen durch. An dem Tag der Informationsveranstaltung bzw. des Vorstellungsgespräches erhalten wir erstmalig Einsicht in die Daten der Bewerber. Diese Termine finden in unseren Räumlichkeiten statt. Wenn wir unsere Zustimmung bezüglich eines Bewerbers erteilt haben, schließt das externe Unternehmen mit diesem Schulungsverträge zur Ausbildung ab. Eine Präqualifikation findet ebenfalls in unseren Räumlichkeiten und von unseren qualifizierten Trainern statt.

    Ich beschäftige mich mit dem Thema schon etwas länger und finde Argumente für eine Auftragsverarbeitung, sowie dagegen. Allerdings finde ich genauso Argumente für eine gemeinsame Verantwortlichkeit, sowie dagegen. Von dem externen Unternehmen wurde mir mitgeteilt, dass noch nie mit einem Unternehmen etwas derart schriftliches abgeschlossen wurde und es doch befremdlich anmutet, dass wir da so ein großes Thema raus machen.

    Mich würde sehr interessieren, welche Meinungen hier zu dem Thema herrschen und freue mich auf eine Diskussion.
    Lieben Dank vorab!

  2. #2
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    Standard

    Guten Morgen,
    Auftragsverarbeitung würde ich ausschließen, da der Dienstleister ja eine eigenständige Vorauswahl vornimmt und Sie als Unternehmen ja auch nicht über Mittel und Wege der Verarbeitung der Bewerber-Daten mitbestimmen.
    Ich würde mich an das DSK Papier halten, das - als einen Fall gemeinsamer Verantwortung - folgendes definiert:

    Personalvermittlungs-Dienstleister, der für einen Arbeitgeber X Bewerber sichtet und hierbei auch bei ihm eingegangene Bewerbungen einbezieht, die nicht gezielt auf Stellen beim Arbeitgeber X gerichtet sind (WP 169, Beispiel Nr. 6)

    -> https://www.datenschutzkonferenz-onl...sk_kpnr_16.pdf

    Gerade bei Bewerberdaten sollte man sich vertraglich absichern - kommt mir sehr merkwürdig vor, dass Ihr Dienstleister das Thema Datenschutz hier unerheblich findet... Klingt unseriös.

    Viele Grüße!
    CK

  3. #3
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    Standard

    Zitat Zitat von CatKoll Beitrag anzeigen
    Guten Morgen,
    Auftragsverarbeitung würde ich ausschließen, da der Dienstleister ja eine eigenständige Vorauswahl vornimmt und Sie als Unternehmen ja auch nicht über Mittel und Wege der Verarbeitung der Bewerber-Daten mitbestimmen.
    Ich würde mich an das DSK Papier halten, das - als einen Fall gemeinsamer Verantwortung - folgendes definiert:

    Personalvermittlungs-Dienstleister, der für einen Arbeitgeber X Bewerber sichtet und hierbei auch bei ihm eingegangene Bewerbungen einbezieht, die nicht gezielt auf Stellen beim Arbeitgeber X gerichtet sind (WP 169, Beispiel Nr. 6)

    -> https://www.datenschutzkonferenz-onl...sk_kpnr_16.pdf

    Gerade bei Bewerberdaten sollte man sich vertraglich absichern - kommt mir sehr merkwürdig vor, dass Ihr Dienstleister das Thema Datenschutz hier unerheblich findet... Klingt unseriös.

    Viele Grüße!
    CK
    Hallo CatKoll,

    vielen lieben Dank für Ihre Antwort.

    Dass unser Dienstleister das Thema Datenschutz hier unerheblich findet, hat mich doch auch sehr stark gewundert.

    Das DSK Papier habe ich im Vorfeld gesichtet, allerdings hat meiner Einschätzung nach die Formulierung "...und hierbei auch bei ihm eingegangene Bewerbungen einbezieht, die nicht gezielt auf Stellen beim Arbeitgeber X gerichtet sind" nicht ganz gepasst. Ist damit gemeint, dass eine gemeinsame Verantwortung vorliegt, wenn der externe Dienstleister (bezogen auf diesen Fall) auch Bewerbungen für eine Stelle bei uns berücksichtigt, die nicht ausdrücklich für unser Unternehmen bestimmt war/ an unser Unternehmen gerichtet war?
    Wenn dies damit gemeint ist, werde ich dort noch einmal das Gespräch mit dem Dienstleister suchen, um dieses zu klären.

    Beste Grüße

  4. #4
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    Zitat Zitat von JesLo Beitrag anzeigen
    Das DSK Papier habe ich im Vorfeld gesichtet, allerdings hat meiner Einschätzung nach die Formulierung "...und hierbei auch bei ihm eingegangene Bewerbungen einbezieht, die nicht gezielt auf Stellen beim Arbeitgeber X gerichtet sind" nicht ganz gepasst. Ist damit gemeint, dass eine gemeinsame Verantwortung vorliegt, wenn der externe Dienstleister (bezogen auf diesen Fall) auch Bewerbungen für eine Stelle bei uns berücksichtigt, die nicht ausdrücklich für unser Unternehmen bestimmt war/ an unser Unternehmen gerichtet war?
    Ja, ich lese diese Erweiterung auch mit... Komme aber trotzdem zur Einschätzung, dass eine gemeinsame Verantwortung vorliegt.
    Ich versteh das nämlich nicht als Ausschlusskriterium - also im Sinne von, nur wenn das passiert, handelt es sich um einen Joint Controllership.

    Ich stelle die Grundfrage: Wer entscheidet über Mittel und Wege der Verarbeitung?
    Und da komme ich nicht zum Ergebnis, dass es sich bei so einer Dienstleistung um eine klassische AV handelt. Der Dienstleiter hat da doch Gestaltungspielraum, Erstkontakt mit den Bewerbern, erhält auch technisch die Bewerbungen, macht eine Vorauswahl...
    Es handelt sich also für mich nicht um einen reinen Befehlsempfänger, sondern doch um einen Dienstleister mit eigenem Gestaltungsspielraum.
    Er macht doch das hier, eigenständig:

    Zitat Zitat von JesLo Beitrag anzeigen
    Dieser Externe führt für uns eine Vorselektion der Bewerber durch und terminiert eine Informationsveranstaltung sowie Vorstellungsgespräche.

  5. #5
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    Standard

    Nachdem ich erneut Rücksprache gehalten habe ist es wohl so, dass sich die Bewerber direkt auf die Stelle bei uns bewerben und andere Bewerbungen nicht berücksichtigt werden. Folglich liegt eine gemeinsame Verantwortung nach dem zitierten DSK-Papier doch nicht vor.

    Mittlerweile bin ich zu dem Entschluss gekommen, dass keine Auftragsverarbeitung vorliegt, eine gemeinsame Verantwortung allerdings genauso wenig. Aber nichts bezüglich Datenschutz mit dem Unternehmen abzuschließen erscheint mir auch nicht ganz richtig

  6. #6
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    Standard

    Hallo JesLo


    ich hatte hier meinen Senf noch nicht dazu gegeben und in Anbetracht der vielen Grübeleien sehe ich mich genötigt eine Einschätzung abzugeben.

    Die Vorgehensweise ihres Geschäftspartners ähnelt doch sehr auch den Prozeßen von Arbeitnehmerüberlassungen. Die Schnittstelle sehe ich nur darin, dass im üblichen die Arbeitnehmerüberlassung ihnen
    eine Arbeitskraft für die Tätigkeit xy zur Verfügung stellt, die auf ihr Anforderungsprofil passt.

    Bei der von Ihnen geschilderten Variante aber noch ein weiterer Step in ihrem Hause stattfindet.

    Das externe Unternehmen sehe ich daher zunächst als eigene verantwortliche Stelle, deren Abläufe von Ihnen nicht angewiesen werden. Demnach fehlt es an der Weisungsbefugnis.

    Von dieser Seite her, kein AVV erforderlich.

    Das externe Unternehmen ist also verpflichtet die Bewerber zu Informieren, auch über die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Bewerbervorstellung in Ihren Hause.

    Sobald Sie sich für einen Bewerber entschieden haben, erfolgt quasi ihre Verantwortlichkeit im Rahmen des üblichen Arbeitsvertragsgewerkes.

    Ich möchte allerdings den Ansatz von CaKoll mit der gemeinsamen Verantwortung, gerade wegen der gemeinsamen Aktionen in ihrem Hause nicht verwerfen und könnte mir auch einen Vertrag zur gemeinsamen Verantwortung vorstellen. Ist ja nicht verboten, die Verfahren gemeinsam vertraglich festzulegen(Vertragsfreiheit - Juhuu)

    Wenn die Bewerber aber hier, wie dort, datenschutztechnisch richtig informiert sind, sehe ich hier keine Veranlassung zum AVV.

    Nur mal so meine Einschätzung

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