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Thema: Aufbewahrungsfristen der Protokolle des Personalrates

  1. #1

    Frage Aufbewahrungsfristen der Protokolle des Personalrates

    Der Personalrat unserer Dienststelle ist mit folgender Fragestelleung an mich als bDSB herangetreten:

    Gibt es Vorschriften zur Aufbewahrung der Sitzungsprotokolle des Personalrates? Insbesondere wenn aus den Protokollen detaillierte Informationen zu Personalangelegenheiten zu ersehen sind,
    Gleiches gilt für die Protokolle der Monatsgespräche mit der Behördenletung, da auch hier "weiche" Personalthemen angesprochen werden. Im HPVG gibt es hierzu keine eindeutige Regelung.

  2. #2
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    Moin Kollege

    "Es kommt darauf an", denn in der Tat gibt es hier soweit ich weiß keine starren Fristen.

    Möglicherweise kann dieses helfen:

    https://www.arbeitsrecht.org/persona...vernichtung-2/


    Gruß

    Dataparanoia

  3. #3
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    Guten Morgen,
    ich hatte das Thema Sitzungsprotokolle vor kurzem in einem anderen Zusammenhang (nicht BR).
    Ich würde das unter sonstige "Organisationsunterlagen" subsumieren, dann liegt die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist bei 6 Jahren laut §257 HGB.
    http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html

    Viele Grüße
    CK

  4. #4
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    ...grummel

    würde ich unseren BR kontrollieren und er würde mir diese Begründung mit 6 Jahren liefern, könnte ich nur schwer damit leben.

    Ein Sitzungsprotokoll hingegen, befasste sich z.B. u.a mit der Wahl der Schwerbehindertenvertretung.

    Sitzungsprotokolle dieser Art, wobei die Amtszeit der Schwerbehindertenvertretung, wie des Betriebsrates auf 4 Jahre festgelegt sind,

    6 Jahre aufzuheben, hielte ich, zumal hier besondere personenbezogene Daten enthalten sind, für nicht korrekt.

    Auch stellt sich mir die Frage inwiefern das HGB, im Betriebsrat Anwendung findet. Der Betriebsrat führt doch keine eigenständigen Rechtsgeschäfte durch, oder irre ich mich?

    Die Anweisungen zur Aufbewahrungsfrist sollten daher von der verantwortlichen Stelle dem Betriebsrat vorgegeben werden.

    Ich hatte damals in den Verfahren, grundlegend 4 Jahre ab 31.12. des Erstellungsjahres, insofern keine spezialgesetzlichen Regelungen, andere Fristen fordern, vorgegeben.

    Eine grundlegend pauschale Frist halte ich für bedenklich.


    Gruß

    Dataparanoia

  5. #5
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    Machen Sie die Aufbewahrung an der Amtszeit des BR fest? Im Umkehrschluss heißt das dann mit Ausscheiden aus dem Amt wird alles vernichtet?
    Ich sagte ja, die Frage nach den Sitzungsprotokollen kam nicht im BR Kontext. Unser BR möchte nicht durch den DSB kontrolliert werden und regelt alles selbst - die Möglichkeit besteht ja.

  6. #6
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    Nein, hat mit der Amtszeit nichts zu tun.

    War quasi Zufall.

    Mein Beispiel zeigt nur auf, dass in einigen Fällen die 6 Jahre zu lange sind. 4 Jahre hingegen sind da nicht schlecht.

    (Wahl) -Unterlagen der letzten Wahlen können dem neuen Betriebsrat noch zur Ansicht überlassen werden. Dieser entscheidet dann
    ob Löschfristen einsetzen (4 Jahre interne Festlegung) oder Gesetze die weitere, Aufbewahrung erfordern.

    Ich hätte auch 3 Jahre festlegen können, für nicht gesetzlich erfasste Unterlagen. Dies könnte aber bedeuten, dass der "alte" BR
    ggf. versehentlich löscht/vernichtet und der "neue" dann ein Problem hat.


    Als ich irgendwann vor vielen Jahren DSB wurde hatte ich mir eine Vorlage für die Verfahren von Behördlicher Stelle (BayLDA) besorgt.

    Ich nehme gerne Vorlagen von der Datenschutzbehörde wegen der Rechtssicherheit und mein Chef wegen der Kostenneutralität

    In dieser Vorlage hieß es:
    "* Überprüfung spätestens 4 Jahre nach Einspeicherung soweit keine speziellen Vorschriften greifen
    (§35 Abs. 2 Nr.: 4 BDSG)."

    Dies habe ich so weit übernommen, da ich als DSB nun mal gar nicht alle Löschfristen aus gesetzlichen Regelungen kennen kann.Oder damals konnte.
    Spezialgesetzlich können nur die verantwortlichen Stellen ( Controlling; Buchhaltung, HR...) wirklich aktuell alles wissen und ich als DSB lass es mir zeigen und prüfe aus Plausibilität.

    Daher die Formulierung 4 Jahre, insofern nicht anders gesetzlich vorgeschrieben.

    So haben wir Nachweise von Gesundheitsprüfungen, von bereits längst ausgeschiedenen Mitarbeitern. Da dachte ich auch erst hää...20 Jahre wieso dass.
    Dann wurde mir erklärt, dass der ex Mitarbeiter im Laufe seines Erwerbslebens eine anerkannte Berufskrankheit geltend machen könnte, da er bei uns, wenn auch nicht lange beschäftigt war.

    Die Nachweise sind daher aufzubewahren, bis der MA das Rentenalter erreicht hat + Klagefrist X. Welcher "neue" DSB kennt solche speziellen Richtlinien.

    Niemals würde ich einer Abteilung einen festen Wert vorgeben. Die 4 Jahre habe ich als Richtwert genommen, für alles, was nicht explizit gesetzlich vorgeschrieben ist.

    Das HGB in der Produktionsabteilung oder beim BR??, besser nicht. Einkauf und Vertrieb, schon eher.


    Gruß

    Dataparanoia

  7. #7

    Standard

    Vielen Dank für die schnellen Antworten und die hilfreichen Anregungen aus der Diskussion.

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