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Thema: Frage zu Verfahrensverzeichnis: Eine Datenquelle für alles...

  1. #1
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    Standard Frage zu Verfahrensverzeichnis: Eine Datenquelle für alles...

    Unsere Mitarbeiterdaten liegen in einem zentralen System, auf die alle Fachabteilungen über eine Rechte/Rollensystem zugreifen.
    D.h. die Daten werden dort jeweils abgerufen. Meine Frage ist nun: Ist trotzdem für jede Fachabteilung ( Personal, Buchhaltung, Controlling) ein Blatt / Eintrag/ eine Verarbeitung aufzuführen, oder ist das "zentrale" System die Verarbeitung,
    bei der dann (sowieso) alle "Empfänger (intern) aufgeführt werden? Hieße also, EINE Verarbeitung (System - unter Nennung der Zugriffsberechtigten) ) oder alle Zugriffe gesondert als Verarbeitung aufführen??

    Dahingehend kann ich gerade keine mich zufriedenstellende Einschätzung finden.

  2. #2
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    Personal, Buchhaltung und Controlling stellen i. d. R. eigenständige Verarbeitungstätigkeiten dar, die sich im geschilderten Fall hinsichtlich der Mitarbeiterdaten einer Quelle bedienen. Diese Quelle (= zentrales System, auf das unter Berücksichtigung von Rechten/Rollensystemen zugegriffen werden kann), ist demnach ein Hilfsmittel/Programm, das für die jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten genutzt wird.

    Das zentrale System kann auch eine Verarbeitungstätigkeit darstellen, je nachdem, welche Funktionen es hat und wofür es genutzt wird (z. B. als Intranet für das Unternehmen, als Kommunikationsplattform, ...).

  3. #3
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    Es hilft, wenn man in Kern- und Stützprozessen denkt und welche Abteilung die Verarbeitungstätigkeit betreut, verantwortet oder z.B. als Service zur Verfügung stellt.

    Zwei platte Beispiele dazu:
    - VT "Urlaubsplanung", wird von jeder Abteilung/Führungsfigur gemacht, gehört aber als Kernprozess ins Personalwesen, dort ja auch verwaltet. Das führen wir einmal bei den Personaler auf und nicht in jeder Abteilung.
    - VT "Collaboration Systeme", wird von der IT betreut, dort beschrieben, aber von allen Mitarbeitern genutzt. Und dann kann man bei den Empfängern ja alle Abteilungen aufzählen, die Nutzer oder Beteiligte des Prozesses sind.

    Im beschriebenen Fall würde ich das System der Abteilung zuordnen, die es Up and Running hält (IT, HR?) und die Beteiligten bei den Empfängern beschreiben.
    Gerade in der IT gibt es den Fall von Stützprozessen ja oft.

    Systeme sind bei uns nur in den von bdsb benannten Ausnahmefällen als eigene VT beschrieben, wenn sie im Kern eben selbst verarbeiten. Ansonsten werden diese bei dem Punkt "verwendete technische Tools" benannt.

    So unser Ansatz hier

    Irgendwie ist für mich in der Interpretation der Begriffe Verfahrensverzeichnisse (früher) und Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten (heute) schon ein Unterschied.
    Bei den Verfahren wurden ja meistens wirklich die technische Verfahren, oft sehr IT-lastig beschrieben. Bei der Beschreibung von Verarbeitung empfinde ich den Aspekt des durchgeführten Prozesses als entscheidend.
    Daher gibt es hier in den VTs meistens die Benennung einen Prozess mit Zweck/Ziel und wer betreut/verantwortet, die Auflistung der Beteiligten und die dabei eingesetzten technischen Tools, seltener die Beschreibung eines technischen Verfahrens.
    Geändert von CatKoll (25.07.2018 um 10:00 Uhr)

  4. #4
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    Hallo CatKoll,

    vielen Dank für deinen Ansatz. Ich habe eine Frage zum Beispiel der Urlaubsplanung:
    Wenn jede Abteilung nun auch eine eigne Excelliste oder ähnliches führt, wo die Urlaubsplanung (zusätzlich) geführt wird, müsste man dann nicht doch auch pro Abteilung diese benennen?
    Ich frage, weil ich in den Hinweisen zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten folgenden Satz wiederfinde:
    "Dieses Verzeichnis betrifft sämtliche ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitungen sowie nichtautomatisierte Verarbeitungen personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen."

    Verstehe ich das falsch, oder muss man nun jegliche Stellen auflisten können, wo personenbezogene Daten gespeichert werden? Dann müsste ich doch jede Liste und Datenbank beim Namen nennen … auch pro Abteilung, oder?

    Ich bin Dankbar für jeden Rat.

  5. #5
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    Es ist nirgendwo definiert, wie feingliedrig diese Verzeichnisse zu führen sind.
    Wenn man das ganz streng weiterdenkt, dann müsste ja auch jede Abteilung z.B. den Einsatz von Microsoft Office Tools (Mails, Kalender, Skype, Teams, OneDrive...) benennen. Auch das fällt ja wiederum in jeder Abteilung an. Da gibt es mehrere Beispiele.
    Ich würde eher zu einem gewissen Abstraktionsgrad tendieren, also z.B. den Prozess der Urlaubsplanung der Personalabteilung zuordnen und dann dort in das VT aufzunehmen:
    "Als Maßnahme der Arbeitsorganisation werden teils abteilungsintern spezifische Planungsübersichten geführt."
    Dann kann man ja noch aufführen, welche Abteilungen.
    Ich denke eher prozessorientiert und nach Funktionen, dann ist zwar der Abstraktionsgrad höher, aber die Revision wird einfacher.

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