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Thema: Wie müssen Einwilligungen aufbewahrt werden? Papier vs. digital

  1. #1

    Standard Wie müssen Einwilligungen aufbewahrt werden? Papier vs. digital

    Hallo zusammen.
    In unserem Unternehmen holen wir Einwilligungen von Personen ein, falls wir bei lokalen Veranstaltungen, auf denen wir größere Beträge (in Form von Gutscheinen) spenden,dabei Fotos erstellen für eine kleine PR Veröffentlichung. Als Beispiel könnte man sich einen Bürgermeister vorstellen, der den Gutschein in Vertretung für unterstützungsbedürftige Jugendliche etc. entgegennimmt.

    Können wir diese Einwilligungen einscannen und digital aufbewahren, und die Papierform wegschmeißen?

    Vielen Dank im Voraus.

  2. #2

    Standard

    Gute Frage, weiß nicht, ob das ein wenig hinkt, aber wenn selbst für steuerlich relevante Unterlagen die Digitalisierung ausdrücklich erlaubt ist (§ 147 AO), warum sollten hier Originale in Papierform aufbewahrt werden? Würde ich darüberhinaus auch als Pendant zur digitalen Personalakte sehen: Wenn die zu digitalisierenden Dokumente nach den Anforderungen der GoBS elektronisch archiviert sind, werden sie im Rahmen der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Prüfung anerkannt. Somit können die meisten papiergebundenen Originalunterlagen, soweit sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften aufbewahrt werden müssen, nach dem Digitalisierungsprozess vernichtet werden.

    Sind nur meine 2 Cent ...

  3. #3

    Standard

    Danke, da wir derzeit solche Dokumente nicht digital revisionssicher archivieren können werden wir wohl vorerst beim Papier bleiben.

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