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Thema: Teilnehmer Dokumentation in einer Datenbank

  1. #1

    Standard Teilnehmer Dokumentation in einer Datenbank

    Hallo,

    in einem Bildungszentrum (privatwirtschaftlich, im Auftrage des Arbeitsamtes) wird eine Software installiert, wo u.a. Teilnehmerdaten und Gespräche dokumentiert werden.

    Die Teilnehmerdokumentation solll möglichst genau erfolgen, also am besten das ganze Gespräch aufschreiben.
    Gelesen werden kann dies nun auch vom Admin (der u.a so die Dokumentation kontrolliert) und soll auch monatlich ausgedruckt werden und in die Akte gelegt werden.
    Akte ist verschlossen, soll aber zur Prüfung durch die Abteilungsleiterin eingesehen werden können.
    Diese soll dann auch bei einer REZ Prüfung vorgelegt werden (Regionales Einkaufszentrum des Arbeitsamtes).

    Ich denke, dass eben nicht alle Daten hier hineingeschrieben werden dürfen (Streß mit den Eltern, evtl Schwangerschaft von Jugendlichen etc.), sondern höchstens: habe mit XY gesprochen. Deutscharbeit schlecht ausgefallen. Nachilfe wichtig (so denke ich mir das, knapp und mehr nicht.)
    Das der Jugendliche evtl Kontakt zu Drogen hatte, seine Freundin betrügt hat o.ä. gehört für mich nicht hierhin.

    Unsere Abteilunsgleitung meint das gehöre sehr wohl dort hin und das REZ dürfte das alles lesen.

    Wie wird sowas woanders behandelt?

  2. #2
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    3.710

    Standard

    Was haben Teilnehmerdaten und Gespräche mit den Beschaffungsmaßnahmen oder Qualitätsprüfungen des REZ zu tun? Und warum wird der Admin erwähnt?

  3. #3

    Standard

    Es ist eine Datenbank. Der Admin der Datenbank ist zufällig auch die Abteilungsleitung (hatte ich vergessen zu erwähnen). Ich habe ihn erwähnt, weil der Admin/Abteilungsleitung in die Gespräche schauen kann.
    Und uns wird immer gesagt, das bei einer Prüfung die Dokumentation vorzuelegen sei und dann explizit auf diese Dokumentation auch eingegangen wird und wir unser tun und handeln daran messen lassen müssen. Deswegen soll alles dokumentiert werden. Und wie gesagt, eine Kollegin ist schon so kirre, die schreibt Dialoge auf.

  4. #4
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    3.710

    Standard

    Ein Admin hat in den Gesprächen nichts verloren und nach meiner Ansicht auch nicht die Abteilungskeitung in ihrer Funktion als Abteilungsleitung. Wenn sie eine Rolle als Berater ö.ä. hat, dann für die Gespräche, die sie in dieser Rolle durchführt, aber ansonsten nicht.
    Mir scheint, Ihr habt ein generelles Problem mit den Zugriffsrechten.

    Auf welcher Grundlage wird die Doku für die Prüfung gefordert? Schwer vorstellbar, daß diese Daten vom REZ angefordert werden.
    Das sind Sozialdaten, wenn mich nicht alles täuscht, das wären dann §67a SGB X ff. Darin werden die Speicherung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung relativ eng gesehen. Das könnte der Abteilungsleitung vorgelegt werden.

    Und wo ist überhaupt Euer Datenschutzbeauftragter?

  5. #5

    Standard

    Habe nachgefragt: REZ wohl nicht, aber irgendein Dienst der inhaltlich prüft. Die sagen hier immer nur REZ Prüfung.
    Datneschutzbeauftragter...guter Tipp. Den habe ich auch mal angeschrieben.

  6. #6
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    38

    Standard

    Zitat Zitat von WillesWissen Beitrag anzeigen
    Habe nachgefragt: REZ wohl nicht, aber irgendein Dienst der inhaltlich prüft. Die sagen hier immer nur REZ Prüfung.
    Datneschutzbeauftragter...guter Tipp. Den habe ich auch mal angeschrieben.
    Was sagte der DSB?
    Macht ihr das immer noch so alle Gespräche in die DB zu schreiben?
    Ist das nunmehr DS-GVO-konform?

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