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Thema: Einscannen von Schriftstücken

  1. #31
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    Jepp, das meinte ich (und es schliest sich der Kreis zu den ersten Antworten
    an Zwackelmann), daher die Frage nach digitalem Foto ...

    Für mich ist auch eher die Frage, wieso ich denn nun einen mir zugegangenen
    Schriftverkehr (als Firma) nicht digitalisieren sollen dürfte?

    Das läßt sich doch i.d.R. ohne Verbiegung mit § 28 rechtfertigen.

    Und etwas flapsig auf § 33 (Benachrichtigung des Betroffenen) eingehend & ohne
    Details zu konstruieren: es wird sich um Geschäftkorrespondenz handlen, die ich
    aufbewahren muss(!), egal was sie enthält an p.b. Daten, also mit Abs 2 Nr 2
    bzgl Speicherung sogar von einer Benachrichtigung absehen kann, da hier mit
    'Speicherung' kaum nur die auf Datenträger gemeint sein kann, sondern wohl eher
    eine Aufbewahrungspflicht (naja ... aber so lese ich Gola/Schomerus Rn 32 zu
    dem § ... "unverhältnismäßigen Aufwand")


    PS: mein privater Scanner hat das OCR dabei, muss es nur extra anstossen.

  2. #32
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    Standard Dokumentenmanagementsystem

    Aufklärung über verschiedene datenschutzrechtliche Aspekte gibt die Orientierungshilfe "Datenschutz bei Dokumentenmanagementsystemen" einer Arbeitsgruppe des Arbeitskreises eGovernment der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, die von der Konferenz in ihrer Sitzung am 16./17. März 2006 in Magdeburg zustimmend zur Kenntnis genommen worden ist.

    Punkt 2.6 "Ausblick" erläutert die datenschutzrechtlich relevanten Hintergründe durch "Auswertungen über den Inhalt der Dokumente in Form eines Wissensmanagements" und die zur Verfügungen stehenden Instrumente des Data mining, "wenn sie über den konkreten Vorgang oder das jeweilige abgegrenzte Aufgabenfeld hinaus oder ggf. sogar behörden- oder verwaltungsübergreifend vorgenommen werden und dabei Informationen unmittelbar personenbezogen zugeordnet oder zumindest personenbeziehbar bleiben."

    Punkt 5.3 "Bewältigung der Medienbrüche" sieht Datenschutzfragen berührt, "wenn es um unzulässige Verfälschung (z.B. dadurch, dass die Beweisfunktion verloren geht oder die Inhalte geändert werden) oder Löschung (durch Vernichtung des Dokumentes) geht." Der Schwerpunkt liegt auf rechtlichen Problemen bei Papierdokumenten, denen Beweiswert zukommt.

    Punkt 9.1 behandelt die "Vorbereitung der in Papierform eingehenden Post" und Punkt 9.2 beschäftigt sich mit dem Scannen - die Vorgänge, mit denen Petrosilius' Problem gleichgesetzt werden kann.

    9.2 Scannen

    Mit dem Scannen wird aus dem Papierdokument eine Grafikdatei erzeugt.
    Mögliche datenschutzrechtliche Schwachstellen sind:
    1. Unberechtigte Kenntnisnahme durch Unbefugte beim Einscannen
    2. Fehler beim Einscannen eines Dokuments, die die Vollständigkeit oder Lesbarkeit beeinträchtigen
    3. Unbefugte Zugriffe auf den Speicherort der gescannten Dokumente
    4. Unbefugte Veränderungen der Dokumente
    5. Ausfall eines Scanners

    Mögliche Maßnahmen sind:
    • Zu 1.: Räumliche Sicherungsmaßnahmen wie z.B. Aufstellung des Scanners in einem gegen Zutritt Unbefugter gesicherten Raum
    • Zu 2.: Visuelle Nachkontrolle der Images und ggf. Wiederholung des Scannvorgangs für unvoll-ständige oder unleserliche Dokumente
    • Zu 3.:
      • sichere Benutzerauthentisierung, ggf. kombiniert mit Single-Sign-On-Verfahren
      • detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept
      • Verschlüsselung der temporären Dateien auf dem Scan-Pc
      • Verhinderung eines Zugriffs über Netzwerke. Single-Sign-On-Verfahren haben aber den Nachteil, dass die Nutzenden ständig auf alle Daten Zugriff haben, auch auf solche, deren Zugriff sie momentan nicht benötigen. Dies nutzen vermehrt "Trojaner" aus.
    • Zu 4.: Unterbindung der Bearbeitungsmöglichkeiten von Tiff-Dateien am Scann-PC und an den Servern
    • Zu 5.: Redundante Auslegung der Scann-PCs
    Insgesamt stellt das Dokument eine hilfreiche Übersicht dar.
    Der Link zum DOMEA-Organisationskonzept sollte korrigiert werden.

  3. #33

    Standard

    Hallo allerseits,

    das Verfahren gem. § 321a ZPO hat natürlich nichts gebracht. Da müsste der Richter ja über seinen eigenen Schatten springen und sich selbst korrigieren. Ja, liebe Leute, derselbe Richter, der z.B. Schriftstücke der Gegenseite während des Prozesses nicht dem Kläger zukommen lässt, entscheidet über sein eigenes Fehlverhalten. Soviel zu Alt-Absurdistan.

    Nun zu Neu-Absurdistan: Das besagte Unternehmen, welches angeblich Mietakten mittels PDFs abspeichert, ist ja nun erst einmal fein raus. Aber, und nun kommt es, die Mietakten bei dem Unternehmen sollen angeblich gar nicht mittels PDFs abgespeichert werden. Wie mir jemand erzählte, der dort Mieter ist, gibt es dort eine Art Datenmanagementsystem.

    Genauer betrachtet scheint diese Behauptung richtig zu sein. Denn welcher Vermieter mit über 5000 Mietern würde seine Mietakten mit bloßen Dateiordnern und PDFs führen. Dieses wäre praktisch unmöglich. Z.B.: Wie soll man Schriftstücke den richtigen Dateiordnern zuordnen? Hat dieses Unternehmen mehr als 20 Mieter mit dem Nachnamen Müller, fängt der Schlamassel schon an. Welches ist der/die "richtige" Müller? Weiter: Wenn ein Schriftstück bei über 5000 Mietern als PDF falsch abgespeichert würde, dürfte es unmöglich sein, dieses jemals wieder zu finden.

    Weiter spricht die Anzahl an Schriftstücken gegen die PDF-Version. Dort werden neben dem Mietvertrag alle Rechnungen, Beschwerden usw. abgespeichert. Geht man ganz vorsichtig vor und unterstellt eine durchschnittliche Anzahl von 10 Schriftstücken pro Mietakte (das wäre schon unsinnig wenig), ergeben sich insgesamt 50.000 PDFs, die da in den Mietakten schlummern. Es dürften aber realistischerweise weit mehr sein. Diese hohe Anzahl macht selbst bei geschicktestem Anlegen der Dateiordner mit Unterstrukturen das Arbeiten mit den PDFs unmöglich.

    Weiter: Wenn Schriftstücke eingescannt werden und als PDFs abgespeichert werden, so sind die Dokumente riesengroß. -Selbst bei schlechter Qualität. Und dieses Unternehmen hat die Schriftstücke in guter Qualität abgespeichert. Nun ist Speicherplatz heutzutage kein großes Problem. Jedoch ist die sich bei 50.000 Schriftstücken vorkommende Speichermenge riesengroß.

    Da das Unternehmen nachweislich bereits den betreffenden Mitarbeiter der Datenschutzbehörde belogen hat, halte ich es für wahrscheinlich, dass dieses auch während des gerichtlichen Verfahrens gelogen hat. Denn PDFs können wir getrost bei dieser Unmenge von Schriftstücken vergessen. Über das weitere strafrechtliche und ggf. zivilprozessuale Vorgehen schweige ich hier. Ist ja auch ein Datenschutzforum!

    @haderner: Würdest du es auch in Ordnung finden, wenn jemand an deinen Arbeitgeber, Vermieter, Sportverein usw. z.B. Gerichtsurteile oder sowas schicken würde? Dein Arbeitgeber, vermieter, Sportverein usw. würde dann nach dem, was du hier geschrieben hast, sicherlich mit deinem Okay den eingehenden Schriftverkehr abspeichern.

  4. #34
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    haderner schrub:

    Für mich ist auch eher die Frage, wieso ich denn nun einen mir zugegangenen
    Schriftverkehr (als Firma) nicht digitalisieren sollen dürfte?

    Zwackelmann, frag mich morgen nochmal, wenn Dein Zorn etwas verraucht ist und Du
    es nicht rhetorisch meinst, ok? Dennoch: wenn's nicht zu Arbeitsverhältnissen ist
    dann landet sowas bei mir, weil der RA alle 'Urteile' zu uns an mich schickt oder
    der GF das als die geeignete Recyclingstelle sieht :-)

    Ich guck nochmal, was ich bei Deinem Ablauf nicht verstanden habe, inhaltlich
    verstehe ich heute den Grund für die rhetorische Variante jedenfalls nicht.

  5. #35

    Standard

    Ich bin nicht zornig. Und die Frage war keine rhetorische.

    Zur Sache und zwar in abstrakter Form: Unternehmen A bekommt Briefe, die einen Rechtsstreit zwischen B und K betreffen und gar nichts mit A zu tun haben. Ist es in Ordnung, wenn A diese Schriftstücke einscannt und als PDFs oder Nicht-PDFs abspeichert? Du meintest ja, dass Unternehmen den eingehenden Schriftverkehr digitalisieren/abspeichern können/dürfen.

    Dagegen wirst du sicherlich die Urteile bekommen, die das Unternehmen, für welches du arbeitest, betreffen, oder? Diese Frage kannst du gerne morgen beantworten.

  6. #36
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    Ein wirklich interessantes Thema. Ich habe mich beim Lesen der Beiträge ab und zu gefragt, inwieweit sich theoretisch ein Video oder Foto einer Person eigentlich von so einem Scan unterscheidet, wenn beide schützenswerte Daten in einem bestimmten digitalen Bildformat enthalten, und die Daten von einem menschlichen Betrachter interpretiert/getrennt werden müssen.

    Kann man aus den Erkenntnissen nun schlussfolgern, dass das bloße Einscannen und Archivieren von Schriftstücken ohne eine OCR-Erkennung zwischenzuschalten keine automatisierte Verarbeitung im Sinne des (aktuellen) BDSG ist? Auch wenn der Schutzbedarf der enthaltenen Daten unter Umständen erheblich wäre, wenn jene Daten von jemandem ohne Befugnis gelesen werden könnten?
    Bei uns im Unternehmen wird beispielsweise der eingehende Schriftverkehr gescannt, ins PDF-Format umgewandelt und dieses manuell von einem Servicemitarbeiter per E-Mail an den Empfänger im Haus weiterleitet und im Archiv hinterlegt.

    Ich gehe davon aus, dass das Abspeichern der Dokumente unter einem Namen, in dem teilweise auch p.b. Daten vorkommen (Absender-Name o.ä.) es dann aber ohne Frage zu einem automatisierten Verfahren machen würden.

  7. #37
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    Zitat Zitat von skdsb Beitrag anzeigen
    Kann man aus den Erkenntnissen nun schlussfolgern, dass das bloße Einscannen und Archivieren von Schriftstücken ohne eine OCR-Erkennung zwischenzuschalten keine automatisierte Verarbeitung im Sinne des (aktuellen) BDSG ist?
    Darauf konnten wir uns hier nicht einigen.
    Die eine Meinung ist, daß für eine automatisierte Auswertung der entscheidende Zwischenschritt fehlt. Ein Extrakt von Merkmalen ist nicht von vornherein gegeben, wie beispielsweise bei Textdateien, darum fehlt es an der Zugänglichkeit für Auswertungskriterien und damit findet auch keine automatisierte Verarbeitung statt.
    Die andere Meinung ist, daß allein durch die theoretisch gegebene Möglichkeit einer späteren automatisierten Auswertung bzw. durch unmittelbar dem Scannen nachfolgende automatisierte Prozesse (innerhalb des Gerätes) eine automatisierte Verarbeitung stattfindet. Der Zwischenschritt - OCR-Umwandlung quasi auf Knopfdruck - ist zu unerheblich, um ihn vernachlässigen zu können.

    Sinn und Zweck eines DMS ist es, die Daten in elektronischer Form und auswertbar zur Verfügung zu stellen. Undurchsuchbare PDF-Dateien sind wohl eher unbrauchbar dafür. Und da ist, denke ich, eine automatisierte Verarbeitung nicht auszuschließen. Siehe Orientierungshilfe in #32.

  8. #38
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    Vielen Dank für Deine zusammenfassende Einschätzung anzolino!

    Mich zieht es auch schon auf Grund der reinen Möglichkeiten, was damit alles gemacht werden könnte in die Richtung, es als eine automatisierte Verarbeitung anzusehen und entsprechend zu behandeln, was ich nun tun werde.

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