Assistentin/Assistent (m/w/d)

Kennziffer Z1-100/004#0534
Bewerbungsfrist 12. September 2025
Arbeitsbeginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Arbeitszeit Vollzeit/Teilzeit
Laufbahn mittlerer Dienst
Arbeitsort Berlin

Tätigkeitsprofil

Das erwartet Sie u.a.:

• Abwicklung der täglichen Korrespondenz mit behördenexternen Akteuren,
• selbstständige Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Telefon- und Videokonferenzen,
• Wahrnehmung allgemeiner Assistenztätigkeiten sowie Verwaltungsaufgaben, z.B. Bearbeitung des Postein- und –ausgangs, eigenständiges Wiedervolagemanagement sowie administrative Aufgaben als Assistenz,
• Vorbereitung von Vermerken, Präsentationen und weiteren Dokumenten,
• Verfassen von Protokollen mit Hilfe einer Diktiersoftware,
• Datenanlage, -bearbeitung und -pflege in einer zentralen Datenbank,
• Planung und Koordination von externen Terminen und Veranstaltungen einschließlich des entsprechenden Reisemanagements.

Anforderungsprofil

Das bringen Sie mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder für (Büro-)Kommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/-r oder
• eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich des Veranstaltungsmanagements (insbesondere Veranstaltungskaufmann/-frau),
• angenehme Umgangsformen sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten im persönlichen Umgang und am Telefon,
• Organisationstalent, Flexibilität, Fähigkeit zu zielorientiertem Arbeiten verbunden mit einem hohen Maß an Selbstorganisation und Eigeninitiative,
• Belastbarkeit in Stressphasen, Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit,
• sehr gute Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit MS-Office-Programmen,
• hohe Affinität zum Einsatz digitaler und kollaborativer Tools,
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse,
• die Bereitschaft zu mehrtägigen (in der Regel planbaren) Dienstreisen.

Arbeitgeber-Leistungen

Das bieten wir:

• anspruchs- und verantwortungsvolle Aufgaben mit gesamtgesellschaftlicher Bedeutung,
• Gestaltungsmöglichkeiten und Freiräume für eigenverantwortliches Arbeiten in einer unabhängigen Behörde,
• einen modernen, sicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit ergonomischer Büroausstattung,
• ein wertschätzendes, kollegiales, offenes, teamorientiertes und respektvolles Miteinander,
• attraktive und familienfreundliche Arbeitsbedingungen wie beispielsweise flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit mit Freizeitausgleich) und die grundsätzliche Möglichkeit des mobilen Arbeitens,
• eine unbefristete Einstellung mit Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) - vorbehaltlich einer noch durchzuführenden tariflichen Bewertung,
• für Tarifbeschäftigte (m/w/d) eine Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD Bund sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL),
• als oberste Bundesbehörde gewährt der BfDI eine monatliche Zulage von bis zu 220 Euro (sog. Ministerialzulage),
• eine Verbeamtung ist bei Vorliegen der persönlichen und laufbahnrechtlichen Voraussetzungen grundsätzlich möglich,
• gute Entwicklungsperspektiven mit Beförderungsmöglichkeiten bis zur Besoldungsgruppe A 9m,
• planbare Verwendungsaussicht am Standort Berlin als Verbindungsbüro der BfDI,
• individuelle und bedarfsorientierte Fortbildungs- und Qualifikationsmaßnahmen,
• Zahlung von Umzugskostenvergütung und Trennungsgeld,
• ein vergünstigtes Deutschland-Ticket Jobticket mit monatlichem Arbeitgeberzuschuss, eine gute Anbindung an den ÖPNV sowie sichere Abstellplätze für Fahrräder.

Beamtinnen und Beamte (m/w/d) des mittleren Dienstes sind bis Besoldungsgruppe A 7 bewerbungsberechtigt. Eine Übernahme erfolgt bei Abgabebereitschaft des aktuellen Dienstherrn im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung bis zur Besoldungsgruppe A 7 BBesO.

Die ausgeschriebene Position ist grundsätzlich für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet.

Bewerbungsverfahren

Ihre Bewerbung:

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie uns bitte bis zum 12. September 2025 Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben, vollständigem Lebenslauf, Kopie Ihres Abschlusszeugnisses, ggf. Anerkennung der Laufbahnbefähigung und ggf. Nachweis über die Schwerbehinderung oder Gleichstellung sowie alle Beurteilungen bzw. alle Arbeitszeugnisse unter Angabe der Kennziffer: Z 1-100/004#0534 an bewerbung@bfdi.bund.de (bitte möglichst max. 5 MB).

Sie können uns Ihre Bewerbungsunterlagen auch verschlüsselt zusenden. Den aktuellsten PGP-Key können Sie auf einem Schlüsselserver herunterladen. Der zugehörige Fingerabdruck lautet: 4CF5B147C8487356ADE90DCE2FA57A48BFF4CD8A.

Alternativ ist auch ein postalischer Versand möglich an: Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Referat Z 1-Personal, Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn.

Unvollständige Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden. Ebenso können eingereichte Bewerbungsunterlagen aus organisatorischen Gründen nicht zurückgesandt werden. Die Bewerbungen werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens verwendet und nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet. Weitere Bestimmungen zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung für Stellenausschreibungen.

Besondere Hinweise

Die BfDI gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern; sie ist bestrebt, den Frauenanteil zu erhöhen und daher an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Frauen werden nach dem BGleiG berücksichtigt.

Die BfDI ist bestrebt, den Anteil schwerbehinderter Menschen zu erhöhen, und daher an Bewerbungen schwerbehinderter Menschen besonders interessiert. Schwerbehinderte Menschen werden nach SGB IX berücksichtigt. Von ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, fügen Sie bitte Ihren Bewerbungsunterlagen einen Nachweis über die Anerkennung des Abschlusses durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) der Kultusministerkonferenz bei.

Ansprechpartner/in

Frau Julie Klett

Adresse

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit – Verbindungsbüro Berlin
Spittelmarkt 11
10117 Berlin

Kontakt

Telefon: +49 (0)228-997799-0
E-Mail: Bewerbung@bfdi.bund.de