Die Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Recht auf Auskunft

Gegenüber öffentlichen (zum Beispiel Behörden) und nicht-öffentlichen Stellen (zum Beispiel Wirtschaftsunternehmen, Verbände, Vereine etc.) haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und über deren Herkunft. Der Auskunftsanspruch umfasst zudem Angaben darüber, an wen die Daten weitergegeben werden und welchem Zweck die Speicherung dient. Die Rechtsgrundlage für den Auskunftsanspruch bildet, sofern nicht speziellere Vorschriften (zum Beispiel bei Sozialdaten) gelten, § 19 BDSG gegenüber öffentlichen Stellen und § 34 BDSG gegenüber nicht-öffentlichen Stellen.

Wie erhält der Bürger Auskunft?
Bei persönlicher Vorsprache wird eine sofortige Erledigung oft nicht möglich sein. Auch wenn Sie anrufen, kann man Sie meist nicht sicher identifizieren.
Es empfiehlt sich daher, die Auskunft schriftlich anzufordern. Es kann sein, dass in Einzelfällen zur Legitimation die Kopie eines Personaldokuments verlangt wird, um eine eindeutige Zuordnung der gespeicherten Daten zu Ihrer Person vorzunehmen und missbräuchliche Auskunftsbegehren – auch in Ihrem Interesse - zu verhindern. Hierzu werden auf der Ausweiskopie regelmäßig nur Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdauer benötigt. Alle anderen auf dem Personaldokument befindlichen Daten (zum Beispiel Ausweisnummer, Lichtbild, persönliche Merkmale, Staatsangehörigkeit) können auf der Kopie grundsätzlich geschwärzt werden. Die Daten auf der Ausweiskopie unterliegen einer strengen Zweckbindung: Sie dürfen ausschließlich zur Identitätsprüfung verwendet werden, nicht aber in den Datenbestand der verantwortlichen Stelle einfließen.
Im Auskunftsersuchen sollten Sie möglichst genau beschreiben, worüber Sie Auskunft wünschen. Dies erleichtert der verantwortlichen Stelle das Auffinden und die Zuordnung der Daten.

Was kostet die Auskunft?
Grundsätzlich brauchen Sie für eine Auskunft nichts zu bezahlen.
Eine Ausnahme gilt nur in den Fällen, in denen Sie die Auskunft gegenüber Dritten zu wirtschaftlichen Zwecken nutzen können. Dies gilt vor allem für schriftliche Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien, da man mit einer solchen Bonitätsauskunft gegenüber einem Vertragspartner seine Zahlungsfähigkeit und Zahlungswilligkeit unter Beweis stellen kann. Hier haben Sie einmal im Kalenderjahr einen Anspruch auf eine unentgeltliche Auskunft. Für jede weitere Auskunft kann ein Entgelt verlangt werden. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie in der Infothek unter den "Fragen und Antworten, Stichwort Schufa und Co.".
Aber auch hier gilt: Ergibt sich auf Grund der Auskunftserteilung, dass die Daten unrichtig sind oder unzulässig gespeichert werden oder dass die Daten zu berichtigen oder zu löschen sind, darf kein Entgelt erhoben werden (vgl. Beitrag "Rechte auf Berichtigung, Löschung und Sperrung").
Soweit die schriftliche Auskunft nicht unentgeltlich ist, haben Sie einen Anspruch darauf, sich vor Ort persönlich Kenntnis von den über Sie gespeicherten Daten und Angaben zu verschaffen.

Wie ist die Auskunft zu erteilen?
Sie haben Anspruch auf eine vollständige und verständliche Auskunft. Alle Daten und Angaben, für die nach dem Gesetz eine Auskunftsverpflichtung besteht, müssen Ihnen mitgeteilt werden. Nicht-öffentliche Stellen haben die Auskunft in Textform (etwa per Brief oder E-Mail) zu erteilen, sofern Sie das verlangen, es sei denn, im Einzelfall ist wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen. Eine Abweichung von der Textform kann beispielsweise bei Internetdiensten sinnvoll sein, bei denen grundsätzlich auch eine Bildschirmanzeige ausreichend ist.
Wenn die auskunftspflichtige Stelle die Auskunft nicht oder nur teilweise erteilt, müssen Sie hierauf hingewiesen werden, um die Möglichkeit zu haben, eine Überprüfung zu verlangen. Im Allgemeinen muss auch – von wenigen Ausnahmefällen abgesehen – begründet werden, aufgrund welcher Bestimmungen und welcher Tatsachen eine Auskunft verweigert oder beschränkt wird.

Besonderheiten:
Gegenüber allen Stellen, die so genannte Scorewerte (Wahrscheinlichkeitswerte zur Berechnung eines zukünftigen Verhaltens, insbesondere im Rahmen der Kreditwürdigkeitsprüfung) einsetzen oder errechnen, haben Sie erweiterte Auskunftsrechte, die die Transparenz des Scoring-Verfahrens erhöhen sollen. So muss Ihnen zum Beispiel der Scorewert verständlich, einzelfallbezogen und nachvollziehbar erklärt werden. Diese Verpflichtung trifft u.a. Wirtschaftsauskunfteien und Kreditinstitute, sofern diese Scorewerte einsetzen. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie in der Infothek unter den "Fragen und Antworten, Stichwort Schufa und Co.".
Neben dem datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch haben Sie gegenüber Bundesbehörden und vielen Landesbehörden auch ein Recht auf Zugang zu amtlichen Informationen auf Grund des Informationsfreiheitsgesetzes des Bundes oder des jeweiligen Landes. Hierfür werden allerdings Gebühren erhoben. Das Zugangsrecht erstreckt sich auch auf Informationen, die sich nicht auf Ihre Person beziehen.

Wann besteht kein Anspruch auf Auskunft?
Eine Auskunft darüber, ob Daten an einen Nachrichtendienst (Verfassungsschutz, Militärischer Abschirmdienst und Bundesnachrichtendienst) übermittelt wurden, ist nur mit dessen Zustimmung zulässig.
Öffentliche Stellen dürfen die Auskunft verweigern, wenn
• sonst die Gefahr besteht, dass sie ihre Aufgabe nicht ordnungsgemäß erfüllen können, zum Beispiel wenn laufende polizeiliche Ermittlungen gefährdet würden,
• es zum Schutz der öffentlichen Sicherheit oder Ordnung notwendig ist oder
• die Daten oder die Tatsache, dass die Stelle sie speichert, geheim gehalten werden müssen (aus gesetzlichen Gründen oder im Geheimhaltungsinteresse eines Dritten, zum Beispiel Adoptionsgeheimnis), und deswegen das Interesse des Betroffenen an der Auskunft zurücktreten muss.
Die Auskunft darf aber nie pauschal abgelehnt werden, sondern nur nach sorgfältiger Abwägung im Einzelfall.
Nicht-öffentliche Stellen dürfen eine Auskunft nur in wenigen, im Gesetz abschließend geregelten Fällen ablehnen, in denen auch keine Benachrichtigungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestehender Geheimhaltungspflicht, Gefährdung der öffentlichen Sicherheit oder Ordnung des Bundes oder eines Landes).
Auskunfteien und Adresshandelsunternehmen können die Auskunft über die Herkunft und die Empfänger der Daten verweigern, wenn das Interesse an der Wahrung des Geschäftsgeheimnisses höher zu bewerten ist als das Informationsinteresse des Betroffenen.
Der Auskunftsanspruch gegenüber öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen umfasst nicht solche Daten, die nur deshalb gespeichert sind, weil sie wegen bestehender Aufbewahrungsbestimmungen noch nicht gelöscht werden dürfen oder die nur Zwecken der Datensicherung oder Datenschutzkontrolle dienen und eine Auskunftserteilung mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden wäre.

Was kann ich tun, wenn die Auskunft verweigert wird?
Wenn die Auskunft verweigert wird oder Sie Zweifel haben, ob Ihnen korrekt Auskunft erteilt worden ist, können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden. Hinweise zu dem richtigen Ansprechpartner finden Sie in meinem Informationsfaltblatt "Wegweiser Datenschutz". Fügen Sie Ihren Schriftwechsel mit der jeweiligen Stelle in Kopie bei.
Einen Überblick über Ihre Datenschutzrechte finden Sie auch in meinem Faltblatt „Datenschutz – meine Rechte“.

Was ändert sich mit der Datenschutz-Grundverordnung?

Ab dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Als europäische Verordnung enthält sie unmittelbar anwendbares Recht. Am gleichen Tag wird ein neues BDSG in Kraft treten, das die noch verbliebenen Regelungsspielräume der DSGVO aufgreift. Das geltende BDSG wird am 25. Mai 2018 außer Kraft treten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthält in Art. 15 weiterhin das Auskunftsrecht. Dieses ist im Vergleich zum geltenden Recht umfassender ausgestaltet. Art. 15 DSGVO gilt unterschiedslos für nicht-öffentliche und öffentliche Stellen. Art. 15 DSGVO selbst enthält nur eine Einschränkung des Auskunftsrechts. Danach müssen bei der Gewährung der Auskunft die Rechte und Freiheiten anderer Personen beachtet werden. Damit werden in erster Linie die personenbezogenen Daten Dritter oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse geschützt.

Auch nach der DSGVO ist die Inanspruchnahme des Auskunftsrechts grundsätzlich kostenlos. Nur bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anfragen kann entweder ein Entgelt verlangt oder die Erteilung einer Auskunft verweigert werden.