Die Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Wie lang darf die gesetzliche Krankenkasse meine Daten aufbewahren?

Die Krankenkassen speichern eine Vielzahl von Daten ihrer Versicherten. Dies ist erforderlich, damit sie ihre Aufgabe der medizinischen Versorgung ihrer Versicherten nachkommen können. Aber was passiert mit den Daten, wenn diese nicht mehr gebraucht werden?

Die gesetzlichen Krankenkassen erheben und speichern eine Vielzahl von Sozialdaten ihrer Versicherten. Dazu gehören nicht nur Angaben wie die Adresse der versicherten Person, sondern auch Krankheitsdiagnosen und Abrechnungsbelege aus Heilbehandlungen.
Es liegt auf der Hand, dass die Krankenkassen diese Informationen benötigen, um ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen zu können, die medizinische Versorgung der Versicherten sicherzustellen. Dementsprechend ist die Erhebung und Speicherung von Daten für die Zwecke der Krankenversicherung ausdrücklich gesetzlich erlaubt (§ 284 Fünftes Buch Sozialgesetzbuch – SGB V). Diese Erlaubnis währt im Sinne des Datenschutzes jedoch nicht zeitlich unbeschränkt.

Auch hier gilt der allgemeine Grundsatz des Datenschutzrechts, dass die Krankenkassen nur so viele Daten ihrer Versicherten haben dürfen, wie für die Aufgabenerledigung erforderlich sind, aber insgesamt so wenig wie nötig. Den Krankenkassen ist daher an verschieden Stellen des Sozialgesetzbuches aufgegeben, Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind (§ 84 Absatz 2 Satz 2 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch – SGB X – aber auch in § 284 Absatz 1 Satz 4 SGB V, § 110b Absatz 1 Satz 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch – SGB IV).

Es gilt der Grundsatz aus § 84 Absatz 2 Satz 2 SGB X, nach dem Sozialdaten sofort zu löschen sind, wenn ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass durch die Löschung der Daten schutzwürdige Interessen von Betroffenen beeinträchtigt werden. Bezüglich der Laufzeit dieser sogenannten relativen Löschfrist trifft das Gesetz keine konkrete Aussage. Daher hat der Gesetzgeber darüber hinaus in § 304 SGB V sogenannte absolute Löschfristen definiert, nach deren Ablauf davon ausgegangen wird, dass keine schützenswerten Interessen mehr bestehen.

Die Daten, Fristen und dazugehörende Rechtsgrundlagen im Einzelnen:

•Angaben über erbrachte Leistungen zur Prüfung der Voraussetzungen späterer Leistungsgewährung nach § 292 SGB V sind nach zehn Jahren zu löschen (§ 304 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V). Dies sind z. B. Diagnosen von Krankheiten, die zu Arbeitsunfähigkeit führen.

• Angaben zur Abrechnung ärztlicher Leistungen (Befunde für die Abrechnungsprüfung), Angaben nach § 295 Abs. Abs. 1b (Leistungen nach § 73b, 73c, 116b Abs. 2 und 140a SGB V) und Angaben in Bezug auf vertragsärztliche Leistungen und nichtärztliche Dialyseleistungen sowie Abrechnungsdaten für die Wirtschaftlichkeitsprüfung sind nach vier Jahren zu löschen (§ 304 Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 1. Fall SGB V).

• Die Aufbewahrungs- und Löschfristen der erforderlichen Daten für die Durchführung des Risikostrukturausgleichs oder des Risikopools werden durch die Risikostruktur-Ausgleichsverordnung (RSAV) bestimmt (§ 304 Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 2. Fall SGB V). Derzeit ist eine Aufbewahrungsfrist von neun Jahren vorgesehen (§ 3 Absatz 7 Satz 1 RSAV). In Einzelfällen sind diese Daten nach zwölf Jahren zu löschen (§ 3 Absatz 7 Satz 3 RSAV).

Die jeweilige Löschfrist beginnt am Ende des Geschäfts- d.h. Kalenderjahres, in dem die Leistung gewährt oder abgerechnet wurde. In der Regel folgt die Abrechnung der Leistungsgewährung nach, so dass dieser Zeitpunkt maßgeblich ist. Zu beachten ist, dass erst der vollständige Abschluss der Abrechnung die Frist in Gang setzt. Das heißt, im Falle eines Rechtsstreits beginnt die Frist erst mit einem rechtskräftigen Urteil zu laufen.


Ausnahmen von den Löschfristen:
Von den vorstehenden Löschfristen gelten jedoch Ausnahmen. Sofern ein Bezug der Leistungsdaten zum Arzt und Versicherten nicht mehr hergestellt werden kann, können die Krankenkassen (nicht die Kassenärztlichen Vereinigungen oder andere) diese Daten unbegrenzt aufbewahren (§ 304 Absatz 1 Satz 4 SGB V). Leistungsdaten sind solche, die für die Bewilligung und Gewährung einer Leistung nach dem SGB V erforderlich sind.

Für Kranken- und sonstige Berechtigungsscheine für die Inanspruchnahme von Leistungen gilt der allgemeine Grundsatz, dass diese Daten zu löschen sind, sobald der Grund für ihre Speicherung weggefallen ist und keine schutzwürdigen Interessen verletzt werden. Eine absolute Löschfrist existiert hier nicht.

Eine weitere Besonderheit gilt für Daten, welche bei der Durchführung von strukturierten Behandlungsprogrammen (§ 137 f SGB V) erforderlich sind. Gemäß der Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses beträgt die Aufbewahrungspflicht hier 15 Jahre.

Abschließend noch ein praktischer Hinweis: Werden Sie von Ihrer Krankenkasse zur Einreichung von (Original-)Unterlagen aufgefordert, übersenden Sie diese mit dem Hinweis, dass Sie die Originale zurückhaben möchten. In der Regel scannen die Krankenkassen diese Unterlagen ein. Ohne Ihren Hinweis können die eingereichten Originale vernichtet werden (§ 110b Absatz 1 und 3 SGB IV). Etwas anderes gilt, wenn aufgrund der eingereichten Unterlagen eine Erstattung durchgeführt wird. In diesen Fällen können die Originale als zahlungsbegründende Unterlagen nicht zurückgegeben werden sondern nur Kopien.