Die Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Zugang von Vorgesetzten zu Beschäftigtendaten

In der Praxis ist die Frage, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang (Fach-)Vorgesetzten beziehungsweise Fachabteilungen Mitarbeiterdaten zur Verfügung gestellt und dort genutzt werden dürfen, von großer Bedeutung.

Die Führung von Unterlagen zu einzelnen Mitarbeitern - unabhängig, ob in automatisierter oder in manueller Form - ist grundsätzlich Aufgabe der Personalabteilung. Demnach dürfen Fachvorgesetzte im Grundsatz keinen Zugang zu Personalaktendaten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben; ebenso dürfen in den Fachabteilungen keine Personalteil- oder Personalnebenakten geführt werden.


Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind verschiedene Aufgabenbereiche zu unterscheiden:


Arbeitsorganisation und personelle Führung

In den verschiedensten Fällen sind Vorgesetzte im Rahmen der täglichen Arbeitserledigung darauf angewiesen, personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verwenden. Aus datenschutzrechtlicher Sicht bestehen keine Bedenken dagegen, wenn Fachvorgesetzte personenbezogene Angaben zu ihren Mitarbeitern nutzen, soweit dies für die organisatorische und personelle Führung der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist. So kann der Leiter einer Organisationseinheit im Hinblick auf die Steuerung der Aufgabenerledigung beispielsweise erteilte Arbeitsaufträge und terminliche Vorgaben schriftlich festhalten.


Abwesenheitszeiten

Zu den organisatorischen Aufgaben eines Vorgesetzten gehört auch die Führung eines Abwesenheits- und Urlaubsplanes. Es bestehen keine datenschutzrechtlichen Bedenken dagegen, wenn sich Fachvorgesetzte Angaben über geplante Abwesenheitszeiten für einen gewissen Zeitraum - zum Beispiel Urlaubsjahr - notieren, um so die Funktionsfähigkeit ihrer Organisationseinheit im Hinblick auf Abwesenheitszeiten von Beschäftigten steuern und sicherstellen zu können. Soweit dies in automatisierter Form geschieht, sind unter anderem die Beteiligung des behördlichen Datenschutzbeauftragten und die Mitbestimmungsrechte der Personalvertretung zu beachten.

Wichtig ist, dass die zur Arbeitsorganisation und zur personellen Führung genutzten Mitarbeiterdaten bei den Vorgesetzten wieder gelöscht werden, wenn sie für deren konkrete Aufgaben nicht mehr erforderlich sind.


Beurteilungsdaten

Außer Frage steht, dass Vorgesetzte bzw. Beurteiler im Entwurfsstadium von Beurteilungen Mitarbeiterdaten nutzen und entsprechende Entwürfe - allerdings ohne auf frühere Beurteilungen zurückzugreifen - erstellen dürfen. Ebenso ist es zulässig, im Hinblick auf die künftige Beurteilung von Beschäftigten hierfür erforderliche Angaben - zur Gedächtnisstütze - aufzuschreiben. Nach Abschluss des Beurteilungsverfahrens sind die dem Beschäftigten eröffneten Beurteilungen in die Personalakte aufzunehmen; sie unterliegen dem Personalaktengeheimnis und dürfen - auch in Ablichtungen - bei Fachvorgesetzten nicht weiter aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere auch für etwaige Entwurfsfassungen, die vielfach in elektronischer Form gespeichert sind. Dementsprechend sind Entwürfe und vorbereitende Notizen zu löschen.


Arbeits- und Gleitzeitkonten

Ausführungen zur Frage, inwieweit Vorgesetzten Arbeits- beziehungsweise Gleitzeitdaten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen sind, finden Sie im Beitrag Gleitende Arbeitszeit.


Neue Organisationsformen in der Personalverwaltung

Neue Organisationsformen in der Bundesverwaltung mit einer Übertragung bestimmter Aufgaben der Personalverwaltung/Personalplanung von der Personalabteilung auf Fachvorgesetzte lassen unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Nutzung von Personalaktendaten durch Fachabteilungen beziehungsweise durch Fachvorgesetzte zu. Dies ist datenschutzgerecht, wenn die wesentlichen Vorgaben des Bundesbeamtengesetzes erfüllt sind; dies bedeutet insbesondere,

  • dass die in einer Fachabteilung wahrzunehmenden Personalverwaltungsaufgaben konkret definiert, festgelegt und die Zuständigkeit hierfür schriftlich übertragen werden müssen,
  • die Zweckbestimmung der Personalaktendaten für eine bestimmte Nutzung festgelegt und (organisatorisch) umgesetzt ist,
  • der Zugang und Zugriff zu den Personalaktendaten weiterhin auf möglichst wenige Beschäftigte begrenzt wird und
  • sichergestellt ist, dass keine doppelte oder parallele Personalaktenführung in den Fachabteilungen stattfindet.