Die Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Personalinformations- und Personalverwaltungssysteme

In den Personalabteilungen ersetzen elektronische oder IT-gestützte Verfahren zunehmend manuelle Verfahren. So werden dort verstärkt Personalinformations-/ Personalverwaltungssysteme (Eigenentwicklungen oder Standardprodukte) eingesetzt.

In einem solchen Personalinformationssystem oder Personalverwaltungssystem könnten z.B. folgende Informationen über die Beschäftigten enthalten sein:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer, Personalnummer, Telefonnummer am Arbeitsplatz, Datum des Eintritts in den Betrieb, Urlaubsdaten, Krankheitszeiten, Wehr-/Ersatzdienst, Schwerbehindertenprozentsatz, Mutterschutzdaten, Angaben über Aufgabenstellung, besondere Kenntnisse, Fähigkeiten (zum Beispiel Führerscheinlizenzen, Fremdsprachen), Leistungsdaten (Beurteilungen, Zeugnisse, Testergebnisse), Zulagen, Schul- und Berufsausbildung, Fortbildungskurse, Religionszugehörigkeit (für Zwecke der Kirchensteuer), Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft (für Zwecke der Beitragseinziehung), frühere Beschäftigungen, frühere Arbeitgeber, Lohndaten/Gehaltsdaten. Je nach den Verhältnissen des Einzelfalles können oder müssen einige der Daten aufgrund entsprechender gesetzlicher Regelungen vom Arbeitgeber an andere Stellen weitergegeben werden, beispielsweise an Träger der Sozialversicherung.

Die Zugriffsberechtigung für die in einem Personalinformations-/Personalverwaltungssystem gespeicherten personenbezogenen Daten der Beschäftigten ist streng reglementiert. So dürfen hierauf grundsätzlich nur die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragten Mitarbeiter Zugriff nehmen und zwar nur, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist.

In der Bundesverwaltung hat der Gesetzgeber auch Gleichstellungsbeauftragten den Zugang zu entscheidungsrelevanten Teilen der Personalakte und damit auch auf die automatisiert gespeicherten Personalaktendaten eingeräumt, jedoch nur, soweit dies zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem Bundesgleichstellungsgesetz erforderlich ist. Welche Personalaktendaten dies konkret sind, muss - gegebenenfalls im Einzelfall - nachvollziehbar dargelegt werden. Losgelöst vom jeweiligen Einzelvorgang kann es zur Aufgabenerfüllung der Gleichstellungsbeauftragten unter Umständen auch erforderlich sein, einen eingeschränkten Lesezugriff auf den Stammdatensatz in einem Personalverwaltungs-/ Personalinformationssystem einzuräumen. Dies setzt jedoch eine konkrete Festlegung der einzelnen Datenfelder voraus und sollte auch in einer Dienstvereinbarung dokumentiert werden sollte.

Hinsichtlich der Zugriffsrechte der Personalvertretung stellt sich die Rechtslage in der Bundesverwaltung anders dar, da es für diese kein eigenes Recht auf Zugang zur Personalakte oder auf automatisiert gespeicherten Beschäftigtendaten gibt. Nach meiner Rechtsauffassung können dem Personalrat jedoch ebenfalls bestimmte Grunddaten, die er auf Dauer zur sachgemäßen Aufgabenerfüllung, insbesondere zur Wahrnehmung seiner Beteiligungsrechte nach dem Bundespersonalvertretungsgesetz benötigt, zur Verfügung gestellt werden. Dies kann - unabhängig von Beteiligungsverfahren - auch durch Einräumung eines lesenden Zugriffs auf ein Personalinformations-/Personalverwaltungssystem geschehen.