Die Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Automatisierte Personaldatenverarbeitung

In den Personalabteilungen ersetzen elektronische oder IT-gestützte Verfahren zunehmend manuelle Verfahren. Dabei werden sowohl eigenständig entwickelte als auch Standardprodukte eingesetzt. Neben Großverfahren (etwa Personalinformations- und Personalverwaltungssysteme) kommen computergestützte Verfahren auch in vielen anderen Bereichen des Personalwesens zum Einsatz. Zusätzlich werden vorhandene Alt-Systeme in neue technische Umgebungen überführt. Hiermit wachsen auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Auf den Personaldatenschutz in der Bundesverwaltung weist bereits die Begründung zum Neunten Gesetz zur Änderung dienstrechtlicher Vorschriften aus dem Jahre 1991 (BT-Drs. 12/544 Seite 14) hin. Besonderes Augenmerk müsse neben dem Missbrauch, etwa in Form unzulässiger Auswertungen, dem sogenannten. Kontextverlust zuteil werden. Jede EDV-gestützte Personaldatenverarbeitung könne Verknüpfungsergebnisse liefern, die sonst nur unter besonders hohem Aufwand - wenn überhaupt - erzielbar wären.

Werden neue Personalinformations-/Personalverwaltungssysteme, oder sonstige Verfahren automatisierter Verarbeitung von Beschäftigtendaten (zum Beispiel zur automatisierten Gleitzeitverarbeitung), eingeführt, ist der Datenschutz bereits im Planungsstadium zu berücksichtigen.

Die ab dem 25. Mai 2018 in Kraft tretenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betont den technischen und organisatorischen Datenschutz. Gemäß Artikel 25 Absatz 1 DSGVO wird die verantwortliche Stelle verpflichtet, Technik und Organisation so zu gestalten, dass die Datenschutzgrundsätze der DSGVO insbesondere der Grundsatz der Datenminimierung wirksam umgesetzt werden. Damit wird der Datenschutz gestärkt, da bereits bei der Entwicklung von Personalverwaltungssystemen datenschutzrechtliche Anforderungen – wie zum Beispiel Löschungskonzepte - vorgedacht werden müssen. Es wird also künftig nicht mehr datenschutzkonform sein, datenschutzrechtliche Aspekte erst nach einer technischen Entwicklungsphase in die zu gestaltende IT-Architektur einzupassen oder gar aus Kostengründen gänzlich außen vor zu lassen.

Personalverwaltungssysteme verarbeiten personenbezogene Beschäftigtendaten, so dass es zudem empfehlenswert ist, Beschäftigte und hier insbesondere die Personalvertretungen frühzeitig zu informieren, wenn neue Personalverwaltungssysteme entwickelt werden sollen. Eine solche transparente Kommunikation, fördert die Akzeptanz und beugt unnötigen Auseinandersetzungen vor.

Die Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder hat zur automatisierten Personaldatenverarbeitung allgemeine datenschutzrechtliche Handlungsempfehlungen erarbeitet.