Die Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Internet- und E-Mail Nutzung am Arbeitsplatz

Die meisten Beschäftigten haben heute am Arbeitsplatz Zugang zum Internet. Jede E-Mail und jeder Aufruf einer Webseite hinterlässt Spuren in den betrieblichen IT-Systemen. Während diese Daten bei der häuslichen Nutzung nur beim Anbieter des entsprechenden Dienstes anfallen, erhält beim dienstlichen Surfen zusätzlich der Arbeitgeber Kenntnis vom Surfverhalten – bisweilen mit erheblichen Konsequenzen für den Arbeitnehmer.

Da Unternehmens- und Verwaltungsnetze üblicherweise stärker abgesichert sind als private Systeme, werden hier sogar mehr Daten erfasst und automatisiert ausgewertet. Die Auswertung umfasst bisweilen sogar die Inhalte der Kommunikation. Immer wieder wenden sich Betroffene – häufig zu Recht – an die Datenschutzaufsichtsbehörden, weil sie befürchten, der Chef lese die E-Mails mit. Manchen Arbeitgebern scheint nicht klar zu sein, dass selbst bei rein dienstlicher Nutzung des Internets eine lückenlose Überwachung des E-Mail-Verkehrs oder des Surfverhaltens nicht zulässig ist, weil damit die ständige Kontrolle des Arbeitnehmers verbunden wäre. Eine derartige automatisierte Vollkontrolle ist als schwerwiegender Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten nicht zulässig. Der Arbeitgeber darf aber eine stichprobenhafte und zeitnahe Auswertung der Protokolldaten vornehmen, wobei das Verfahren möglichst transparent zu gestalten ist.

Soweit Beschäftigten die private Nutzung von Internet und E-Mail erlaubt ist, sind zudem die Vorgaben des Telekommunikationsrechts zu beachten. So hat der Arbeitgeber das Fernmeldegeheimnis zu wahren, wenn er dem Arbeitnehmer die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Systems oder auch des Diensttelefons gestattet hat. Die Überwachung wäre dann sogar eine Straftat.

Da der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran hat, Missbrauch oder gar strafbare Handlungen nicht nur im dienstlichen Bereich, sondern auch bei der privaten Nutzung des dienstlichen Internet-Zugangs zu unterbinden, kann er die private Nutzung an bestimmte Bedingungen hinsichtlich des Zeitrahmens, der zugelassenen Bereiche und regelmäßig durchzuführender Kontrollen anhand der Protokolldaten knüpfen. Entsprechende Regelungen sollten in einer Betriebs- beziehungsweise Dienstvereinbarung – am besten mit der Personalvertretung – verbindlich festgelegt werden. Die Beschäftigten müssen in die Protokollierung und die erforderlichen und festgelegten Kontrollmaßnahmen einwilligen. Wenn ein Mitarbeiter dies nicht akzeptiert, muss er die private Nutzung unterlassen. Es gibt keinen Anspruch, das Internet und den E-Mail-Dienst privat am Arbeitsplatz nutzen zu können.

Ohne Einwilligung darf eine Protokollierung nur erfolgen, wenn sie zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung, zur Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist. Die Verwendung der Protokolldaten zu anderen Zwecken ist unzulässig.