Die Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Mitarbeiterbefragungen

In Mitarbeiterbefragungen werden in der Regel subjektive Einschätzungen über das Arbeitsumfeld abgefragt. Dementsprechend enthalten sie Fragen zur Zufriedenheit (Betriebsklima der jeweiligen Organisationseinheit, Motivation, Arbeitsbelastung), Bewertungen von Entscheidungs- und Kommunikationsabläufen oder zum Führungs- und Vorgesetztenverhalten, etwa zur Einschätzung der fachlichen und sozialen Kompetenz von Vorgesetzten.

Bei der Ausgestaltung einer Mitarbeiterbefragung sind die folgenden Punkte zu beachten:

  • Mitarbeiterbefragungen sind nur auf freiwilliger Basis zulässig. Wegen der abgefragten subjektiven Einschätzungen und Bewertungen können mangels Rechtsgrundlage Mitarbeiter nicht zur Teilnahme verpflichtet werden.

  • Wesentliche Bedeutung kommt einer vorherigen umfassenden Aufklärung und Information der Mitarbeiter zu: Der Hinweis auf die Freiwilligkeit ist in die Fragebögen selbst aufzunehmen und sollte drucktechnisch hervorgehoben werden. Die Information der Mitarbeiter alleine in einer Hausmitteilung oder über das hauseigene Intranet ist nicht ausreichend. Die Mitarbeiter sind über den Ablauf, den Gegenstand und den Zweck der Befragung und darüber, durch wen und für wen die Daten erhoben und verarbeitet werden, zu informieren. Auch sollten die Beschäftigten darüber aufgeklärt werden, welche Auswertungen konkret vorgesehen sind.

  • Mitarbeiterbefragungen sollten wenn möglich anonym durchgeführt werden. Auch eine nachträgliche Zuordnung der Antworten zu den einzelnen Mitarbeitern hat zu unterbleiben. Einer besonderen Prüfung bedürfen insoweit die von den Teilnehmern in der Regel geforderten „statistischen Angaben“. Werden hier beispielsweise Angaben des konkreten Tätigkeitsfeldes, einer Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung, des Geschlechts, des Lebensalters und der jeweiligen Laufbahngruppe gefordert, besteht die Möglichkeit, teilnehmende Mitarbeiter durch eine Kombination dieser Angaben zu reidentifizieren. Ähnliche Schwierigkeiten ergeben sich, wenn eine Auswertung auch bezogen auf kleine Organisationseinheiten vorgesehen ist. Hierdurch kann die zugesagte anonymisierte Auswertung ebenfalls in Frage gestellt werden. Dieses Problem lässt sich durch eine Zusammenfassung der Daten bei der Auswertung lösen.

  • Die Planung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sollte in Kooperation mit der jeweiligen Personalvertretung und unter Beteiligung des behördlichen Datenschutzbeauftragten erfolgen.