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Wie lange darf die gesetzliche Krankenkasse meine Daten aufbewahren?

Die Krankenkassen speichern eine Vielzahl von Daten ihrer Versicherten, um ihre medizinische Versorgung zu gewährleisten. Aber was passiert mit den Daten, wenn diese nicht mehr gebraucht werden?

es ist eine Taste bedruckt mit der Aufschrift Krankenkasse auf einer Tastatur abgebildet
Quelle: Adobe Stock

Die gesetzlichen Krankenkassen erheben und speichern eine große Anzahl an Sozialdaten ihrer Versicherten. Dazu gehören nicht nur Angaben wie der Name und die Anschrift, sondern auch Krankheitsdiagnosen und Abrechnungsbelege aus Heilbehandlungen.
Um die medizinische Versorgung sicherstellen und somit ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen zu können, ist die Erhebung und Speicherung von Daten für die Zwecke der Krankenversicherung ausdrücklich gesetzlich erlaubt (§ 284 Fünftes Buch Sozialgesetzbuch – SGB V). Jedoch währt diese Erlaubnis nicht zeitlich unbegrenzt.

Der allgemeine Grundsatz der Datensparsamkeit wird den Krankenkassen nicht nur in der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 5 Absatz 1 Nr. 1 lit.c) und e) – Datenminimierung, Speicherbegrenzung), sondern auch an verschiedenen Stellen des Sozialgesetzbuches aufgegeben. So sind die Sozialdaten zu löschen, sobald sie nicht mehr für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind und kein Grund zur Annahme besteht, dass durch die Löschung der Daten schutzwürdige Interessen von Betroffenen beeinträchtigt werden (z. B. § 84 Absatz 2 Satz 2 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch – SGB X, § 284 Absatz 1 Satz 4 SGB V, § 110b Absatz 1 Satz 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch – SGB IV). Allerdings trifft das Gesetz an dieser Stelle keine konkrete Aussage zur Laufzeit dieser sogenannten relativen Löschfrist. Daher sind in § 304 SGB V sogenannte absolute Löschfristen definiert, nach deren Ablauf davon ausgegangen wird, dass keine schützenswerten Interessen mehr bestehen.

Die Daten, Fristen und dazugehörende Rechtsgrundlagen im Einzelnen:

  • Angaben über erbrachte Leistungen zur Prüfung der Voraussetzungen späterer Leistungsgewährung nach § 292 SGB V sind spätestens nach zehn Jahren zu löschen (§ 304 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V). Dies sind z. B. Angaben zur Feststellung der Voraussetzungen von Leistungsansprüchen und Diagnosen von Krankheiten, die zu Arbeitsunfähigkeit führen.
    Hiervon zu unterscheiden sind jedoch Daten zur Berechnung des Krankengeldes nach § 48 SGB V: Daten über die Dauer der Arbeitsunfähigkeit und die ihr zugrunde liegende Diagnose müssen für die Berechnung der sogenannten Blockfristen aufbewahrt werden. Dies kann gegebenenfalls Jahrzehnte andauern, so dass hier die Frist aus § 304 Abs. 1 SGB V nicht maßgeblich ist.
    Die jeweilige Löschfrist beginnt am Ende des Geschäfts- d. h. Kalenderjahres, in dem die Leistung gewährt oder abgerechnet wurde. In der Regel folgt die Abrechnung der Leistungsgewährung nach, so dass dieser Zeitpunkt maßgeblich ist. Zu beachten ist, dass erst der vollständige Abschluss der Abrechnung die Frist in Gang setzt. Das heißt, im Falle eines Rechtsstreits beginnt die Frist erst mit einem rechtskräftigen Urteil zu laufen.
  • Daten zur Durchführung des Risikostrukturausgleichs der nach § 266 Absatz 8 Satz 1SGB V erlassenen Rechtsverordnung werden spätestens nach 6 Jahren gelöscht (§ 304 Abs. 1 Nr. 2 SGB V).
  • Angaben aus dem Versichertenverzeichnis sind nach den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung im Sinne des § 110a SGB IV“ 30 Jahre nach Beendigung des Versicherungsverhältnisses aufzubewahren. Gemäß § 288 SGB V sind die Krankenkassen verpflichtet, ein Versicherungsverzeichnis zu führen. Das Versichertenverzeichnis hat alle Angaben zu enthalten, die zur Feststellung der Versicherungspflicht oder -berechtigung, zur Bemessung und Einziehung der Beiträge, soweit nach der Art der Versicherung notwendig, sowie zur Feststellung des Leistungsanspruchs einschließlich der Versicherung nach § 10 SGB V erforderlich sind.

Angaben zum Anspruch auf Familienversicherung nach § 10 SGB V sind das Lebensalter, bei Leistungsberechtigten nach dem SGB II und SGB III Daten zum Leistungsbezug und der Bezeichnung des zuständigen Trägers, bei Maßnahmeteilnehmenden die Bezeichnung der Träger, bei Studierenden das Alter und Fachsemester, bei Rentenantragstellenden das Datum des Rentenantrages und der zuständige Rententräger, bei Familienversicherten die verwandtschaftliche Beziehung zum Mitglied.

Ausnahmen von den Löschfristen:

Von den vorstehenden Löschfristen gelten jedoch Ausnahmen. Sofern ein Bezug der Leistungsdaten zum Arzt und Versicherten nicht mehr hergestellt werden kann, können die Krankenkassen (nicht die Kassenärztlichen Vereinigungen oder andere) diese Daten unbegrenzt aufbewahren (§ 304 Absatz 1 Satz 4 SGB V). Leistungsdaten sind solche, die für die Bewilligung und Gewährung einer Leistung nach dem SGB V erforderlich sind.
Für Kranken- und sonstige Berechtigungsscheine für die Inanspruchnahme von Leistungen gilt der allgemeine Grundsatz, dass diese Daten zu löschen sind, sobald der Grund für ihre Speicherung weggefallen ist und keine schutzwürdigen Interessen verletzt werden. Eine absolute Löschfrist existiert hier nicht.
Eine weitere Besonderheit gilt für Daten, welche bei der Durchführung von strukturierten Behandlungsprogrammen (§ 137 f SGB V) erforderlich sind. Gemäß der Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses beträgt die Aufbewahrungspflicht hier 15 Jahre.

Abschließend noch ein praktischer Hinweis: Werden Sie von Ihrer Krankenkasse zur Einreichung von (Original-)Unterlagen aufgefordert, übersenden Sie diese mit dem Hinweis, dass Sie die Originale zurückhaben möchten. In der Regel scannen die Krankenkassen diese Unterlagen ein. Ohne Ihren Hinweis können die eingereichten Originale vernichtet werden (§ 110b Absatz 1 und 3 SGB IV). Etwas anderes gilt, wenn aufgrund der eingereichten Unterlagen eine Erstattung durchgeführt wird. In diesen Fällen können die Originale als zahlungsbegründende Unterlagen nicht zurückgegeben werden sondern nur Kopien.