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Fahrtenbuch

Darf das Finanzamt Angaben zu meinen Kunden in meinem Fahrtenbuch verlangen?

Ja, grundsätzlich schon. Beim Fahrtenbuch handelt es sich um einen von Ihnen selbst geführten Nachweis über den Umfang des Verhältnisses von privaten und beruflichen Fahrten. Der Nachweis ist für die Besteuerung erforderlich und muss vom Finanzamt geprüft werden können.

Muss ich in meinem Fahrtenbuch auch Angaben zu privaten Fahrten machen?

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben für die einzelnen Fahrten; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Siehe Richtlinie 8.1 Abs. 9 der Lohnsteuer-Richtlinien 2015 (LStR).

Muss ich die Daten meiner Kunden/Geschäftspartner/Patienten eintragen?

Ja, in das Fahrtenbuch müssen die Namen und die Adressen der besuchten Kunden und Geschäftspartner eingetragen werden, weil sich ansonsten die Angaben im Fahrtenbuch nicht sinnvoll nachprüfen lassen. Deshalb ist es auch nicht zulässig, die Aufzeichnungen zu den Kunden an anderer Stelle als im Fahrtenbuch zu führen. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um möglichst ausschließen zu können, dass dort nachträglich Angaben ergänzt werden. Die genannten Angaben sind erforderlich für das Finanzamt, um ein Fahrtenbuch tatsächlich überprüfen zu können und werden damit im Rahmen der Aufgabe der Finanzverwaltung, die Steuern gesetzmäßig und gleichmäßig festzusetzen, benötigt. Vor dem Hintergrund, dass die Daten durch das Steuergeheimnis besonderen Schutz genießen, ist die Aufzeichnung datenschutzrechtlich zulässig.

Was ist mit besonders sensiblen Kundenbeziehungen (z.B. bei Patienten)?

Grundsätzlich ja, nach gefestigter steuerlicher Rechtsprechung müssen die Angaben auch von Berufsgeheimnisträgern vorgenommen werden. Diese haben zwar nach § 102 AO ein Auskunftsverweigerungsrecht über die Informationen, die ihnen in ihrer Eigenschaft als Berufsgeheimnisträger anvertraut worden sind. Dies rechtfertigt es nach gefestigter Rechtsprechung aber nicht, im Fahrtenbuch auf entsprechende Angaben zu verzichten und zum Beispiel nur „Patientenbesuch“ anstelle des Namens anzugeben. In besonders gelagerten Einzelfällen empfehle ich Ihnen, im Vorfeld mit Ihrem zuständigen Finanzamt eine Alternative, z.B. durch fest zugeteilte Patientennummern zu besprechen.

Brauche ich die Einwilligung meiner Kunden oder Geschäftspartner, um deren Namen und Adresse eintragen zu können?

Soweit Sie die Angaben in Ihrem Fahrtenbuch machen, die das Finanzamt für die Anerkennung des Fahrtenbuchs von Ihnen verlangen darf, handeln Sie im Rahmen Ihrer eigenen rechtlichen Verpflichtung und benötigen keine explizite Einwilligung (siehe Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO i.V.m. §§ 90 und 93 AO. Der BfDI empfiehlt Ihnen jedoch in Ihrer Datenschutzerklärung auf eine mögliche Datenübermittlung von Kundendaten an die Finanzbehörden im Rahmen Ihrer gesetzlichen Verpflichtungen hinzuweisen. Weitere Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Landesdatenschutzbeauftragten bzw. Ihrem Landesdatenschutzbeauftragten, die für Sie als Unternehmer bzw. Arzt zuständig sind.