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Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Mit dem Auskunftsrecht garantiert Ihnen Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein bedeutsames Betroffenenrecht. Danach können Sie als betroffene Person von dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen Auskunft darüber verlangen, welche Daten dort über Sie gespeichert sind bzw. verarbeitet werden.

es ist eine Wortwolke mit den Begriffen zum Auskunftsrecht abgebildet
Quelle: BfDI, Christof Stein

Außerdem erhalten Sie vom Verantwortlichen ergänzende Informationen, etwa über die Verarbeitungszwecke, die Herkunft der Daten, soweit diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden, oder über Empfänger, an die Ihre Daten übermittelt werden.

Was beinhaltet das Auskunftsrecht?

Mit dem Auskunftsrecht schafft Art. 15 DSGVO eine Grundlage dafür, dass andere Betroffenenrechte (wie das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, aber auch das Widerspruchsrecht) überhaupt gezielt geltend gemacht werden können.

Art. 15 DSGVO ermöglicht Ihnen, von dem Verantwortlichen eine Auskunft darüber zu erhalten, ob dieser überhaupt auf Ihre Person bezogene Daten verarbeitet und wenn ja, welche. Hiervon umfasst sind alle Daten und Informationen mit Bezug zu Ihrer Person (Art. 4 Abs. 1 Nr. 1 DSGVO), die beim Verantwortlichen vorhanden sind. Dazu zählt auch die Kommunikation mit Ihnen. Dieses Recht steht Ihnen gegenüber öffentlichen Stellen (z. B. Behörden) und nichtöffentlichen Stellen (z. B. Wirtschaftsunternehmen, Verbänden, Vereinen etc.) zu. Durch das Auskunftsrecht werden Sie somit in die Lage versetzt, den Überblick und damit auch die Kontrolle darüber zu behalten, welche Ihrer personenbezogenen Daten verarbeitet werden. 

Die Inanspruchnahme des Auskunftsrechts ist grundsätzlich kostenlos. Wird dem Betroffenen eine Kopie der verarbeiteten Daten übermittelt, gilt dies allerdings nur für die erste Kopie (Art. 15 Abs. 3 S. 2 DSGVO). Nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO darf nur bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anfragen entweder ein Entgelt verlangt oder die Erteilung einer Auskunft verweigert werden. Exzessiv können Anträge insbesondere im Falle häufiger Wiederholung sein. An das Merkmal „häufige Wiederholung“ sind dabei strenge Maßstäbe anzulegen.

Auch das Recht aus Auskunft nach Art. 15 DSGVO wird nicht grenzenlos gewährt. Bei der Gewährung der Auskunft müssen z. B. gemäß Art. 15 Abs. 4 DSGVO die Rechte und Freiheiten anderer Personen beachtet werden. Damit werden in erster Linie die personenbezogenen Daten Dritter oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse geschützt. Der Verantwortliche darf die Auskunft regelmäßig aber nicht vollständig verweigern, sondern muss beispielsweise die Namen dritter Personen in Dokumenten schwärzen, um ihre Identität nicht zu offenbaren.

Weitere Einschränkungen des Auskunftsrechts können sich aus dem BDSG oder anderen deutschen Gesetzen, wie der Abgabenordnung oder dem SGB X ergeben. Diese sind beispielsweise zum Schutz der öffentlichen Sicherheit vorgesehen. Auch bei personenbezogenen Daten, die nur noch aufgrund von Aufbewahrungspflichten gespeichert werden (z. B. nach dem Steuer- oder Handelsrecht) oder die der Datenschutzkontrolle oder Datensicherung (z. B. Protokoll- oder Archivdaten) dienen, besteht dann kein Auskunftsanspruch, wenn die Erteilung der Auskunft einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert und die Zweckbindung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt wird. Ob die Regelungen des § 34 BDSG, die das Auskunftsrecht einschränken, im Einklang mit der DSGVO stehen und angewendet werden können, ist im Einzelfall zu prüfen.

Wie erhalten Sie Auskunft?

Sie können Ihr Auskunftsrecht mit formlosem Antrag und ohne Begründung gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen.

Bei persönlicher Vorsprache wird eine sofortige Erledigung oft nicht möglich sein. Auch ein telefonisches Auskunftsersuchen ist nicht unbedingt anzuraten, da eine sichere Identifizierung des Anrufers nur schwer möglich ist. Der Verantwortliche hat jedoch sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht an unbefugte Dritte herausgegeben werden.

Es empfiehlt sich daher, die Auskunft schriftlich oder in einer sicheren elektronischen Form (z. B. per De-Mail oder mittels verschlüsselter E-Mail z. B. über das Programm GnuPG) anzufordern.

Sofern der Verantwortliche objektiv begründete Zweifel an der Identität der Person hat, die eine Auskunft verlangt, kann er zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität verlangen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Es kann sein, dass in Einzelfällen zur Legitimation die Kopie eines Personaldokuments verlangt wird, um eine eindeutige Zuordnung der gespeicherten Daten zu Ihrer Person vorzunehmen. Bestehen gute Gründe für die Vorlage einer solchen Ausweiskopie, werden regelmäßig nur Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdauer benötigt. Alle anderen auf dem Personaldokument befindlichen Daten (zum Beispiel Ausweisnummer, Lichtbild, persönliche Merkmale, Staatsangehörigkeit) können auf der Kopie grundsätzlich geschwärzt werden. Die Daten auf der Ausweiskopie unterliegen zudem einer strengen Zweckbindung: Sie dürfen ausschließlich zur Identitätsprüfung verwendet werden, nicht aber in den Datenbestand der verantwortlichen Stelle einfließen.

Im Auskunftsersuchen ist es ratsam, möglichst genau zu beschreiben, worüber Sie Auskunft wünschen. Dies erleichtert der verantwortlichen Stelle das Auffinden und die Zuordnung der Daten. Verarbeitet der Verantwortliche große Mengen von Daten über die betroffene Person, kann er verlangen, dass die betroffene Person präzisiert, auf welche Informationen oder Verarbeitungsvorgänge sich das Auskunftsersuchen bezieht.

Art. 15 Abs. 3 DSGVO stellt klar, dass der Verantwortliche grundsätzlich verpflichtet ist, Ihnen kostenlos eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Weitere Kopien können eine Kostenpflicht auslösen.

Sofern Sie den Antrag elektronisch stellen, ist der Verantwortliche verpflichtet, Ihnen die Auskunft in einem gängigen elektronischen Format zu erteilen, sofern Sie nicht ausdrücklich eine andere Form der Auskunftserteilung wünschen. Bei der Erteilung der Auskunft in elektronischer Form ist darauf zu achten, dass – in Abhängigkeit vom Schutzbedarf der Daten – bestimmte Datensicherheitsmaßnahmen getroffen werden sollten. Gegebenenfalls kann eine elektronische Auskunft nur auf einem Datenträger (z. B. CD, DVD) erfolgen, der per Post versandt wird.

Besonderheiten:

Neben dem datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch haben Sie gegenüber Bundesbehörden und vielen Landesbehörden auch ein Recht auf Zugang zu amtlichen Informationen auf Grund des Informationsfreiheitsgesetzes des Bundes oder des jeweiligen Landes. Hierfür können allerdings Gebühren erhoben werden. Das Zugangsrecht erstreckt sich auch auf Informationen, die sich nicht auf Ihre Person beziehen.

Was kann ich tun, wenn die Auskunft verweigert wird?

Wenn die Auskunft verweigert wird oder Sie Zweifel haben, ob Ihnen korrekt Auskunft erteilt worden ist, können Sie sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Fügen Sie Ihren Schriftwechsel mit der jeweiligen Stelle in Kopie bei.

Für Hinweise zum richtigen Ansprechpartner nutzen Sie bitte unseren „Kontaktfinder“.

Weitere Informationen:

Für umfassendere Informationen beachten Sie bitte das Kurzpapier Nr. 6 „Auskunftsrecht der betroffenen Person, Art. 15 DS-GVO“ der Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder (DSK). Sollte das Kurzpapier aktuell durch die DSK überarbeitet werden, ist ein entsprechender Hinweis auf der Seite der DSK vermerkt.

Weitere Informationen erhalten Sie außerdem in dem Faltblatt „Datenschutz – meine Rechte“.