E-Rechnung bei der BfDI - Informationen für Rechnungssteller

Die BfDI ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) sind Rechnungssteller verpflichtet, ab einer Auftragssumme von 1.000 € (netto) elektronische Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ausnahmen regelt die ERechV. Bestehende Verträge und Neuverträge werden mit den entsprechenden Informationen versehen.

Wir bitten Sie, von der Möglichkeit einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen, selbst wenn Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sein sollten. Die elektronische Abrechnung ermöglicht eine medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung und bietet Ihnen effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten und eine schnellere Rechnungsbegleichung. Sie haben schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre Rechnungsdaten, können digital und revisionssicher archivieren und sparen zudem Papier, Druck und Porto.

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit der BfDI, wenden Sie sich bitte stets an den im Auftragsdokument benannten Fachbereich/die auftraggebende Stelle.

Weitergehende Informationen zur E-Rechnung finden Sie auf der offiziellen Webseite des BMI.

1. Übermittlung von E-Rechnungen

Die BfDI empfängt E-Rechnungen ausschließlich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) unter der Leitweg-ID 991-03073-50.

2. Anforderungen an die Rechnungsübermittlung

Die Nutzung der ZRE setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg der E-Rechnung durchgeführt werden.

Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen der ZRE zu entnehmen. Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE steht Ihnen der Support der ZRE zur Verfügung:

• Support-Hotline: Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 30 2598 4436
• Support Postfach: Für schriftliche Anfragen können sich Nutzer der ZRE an sendersupport-xrechnung@bdr.de

3. Inhalte einer E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 ERechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer - Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Bestellnummer, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

4. Anforderungen an das Rechnungsformat

• Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die BfDI ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
• Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
• Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
• Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

5. Übertragungskanäle

Die Übertragung einer E-Rechnung ist mittels verschiedener Übertragungswege möglich. Eine E-Rechnung kann an die ZRE des Bundes manuell erstellt oder aus externen Systemen, beispielsweise einem marktüblichen ERP-System, erzeugt werden. Es stehen insgesamt vier Übertragungskanäle zur Übermittlung einer E-Rechnung zur Verfügung. Bevor Sie eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes versenden, sollten Sie den für Sie am besten geeigneten Übertragungskanal auswählen.

Hinweis: Bei der Nutzung des Übertragungskanals Peppol wird zudem die sogenannte Participant-ID zur Adressierung benötigt. Für die Einrichtungen der Bundesverwaltung, welche an die ZRE angeschlossen sind, gilt: Die Peppol Participant-ID entspricht der Leitweg-ID mit dem Präfix 0204. Ausführliche Informationen sind der Webseite des BMI zu entnehmen.

Beim elektronischen Rechnungsaustausch mit der BfDI lautet die Peppol Participant (Receiver)-ID: 0204:991-03073-50.

6. Gesetzliche Grundlage

Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

• Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,--Euro gestellt werden
• Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
• Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrundeliegenden Auftrags-bzw. Vertragsverhältnis ergeben.