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Während eines Berufslebens sammelt sich über jeden Berufstätigen bei verschiedenen Stellen umfangreiches Datenmaterial an. Bei der Bewerbung erhält der Arbeitgeber Angaben über Schulbildung, berufliche Ausbildung, bisherige Tätigkeit und so weiter.
Diese Angaben werden mit der Zeit um weitere Informationen über die Tätigkeit in der Firma ergänzt. Fast alle Arbeitgeber benutzen heute die automatisierte Datenverarbeitung für die Verwaltung dieser Daten. Viele Betriebe haben sogenannte Personalinformationssysteme, die die Personalverwaltung und Personalwirtschaft unterstützen. Dazu kommen noch weitere Dateien (auch nicht automatisierte) mit Personaldaten, wie Urlaubskartei und Krankenkartei. Die Einführung automatisierter Systeme zur Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten unterliegt in weiten Bereichen, insbesondere soweit diese sich zur Verhaltens- und Leistungskontrolle eignen, der Mitbestimmung des Betriebs- oder Personalrats (zum Beispiel die Einführung einer automatisierten Zeit- oder Telefondatenerfassung). Betriebsräte und Personalräte dürfen Daten über Beschäftigte erheben, verarbeiten oder nutzen, soweit dies für ihren Aufgabenbereich erforderlich ist und es sich aus dem Betriebsverfassungsgesetz oder dem Personalvertretungsrecht ergibt. Daten, die das Arbeitsverhältnis betreffen, können auch noch bei anderen Stellen gespeichert sein, beispielsweise beim Betriebsarzt.